Kiểm kê Tài sản cố định

Mục đích: Giúp cán bộ QLTS lập chứng từ và tiến hành kiểm kê tài sản đơn vị định kỳ và khi phát sinh nhu cầu.

XEM PHIM HƯỚNG DẪN KIỂM KÊ TÀI SẢN:

Tải phim hướng dẫn Tại đây.

Hướng dẫn thực hiện:

Trường hợp 1: Chỉ lập chứng từ kiểm kê và in báo cáo

  • Vào Tài sản\Kiểm kê, tích Thêm chứng từ

  • Phần mềm mặc định ngày lập phiếu, ngày kiểm kê là 31/12
  • Chọn bộ phận kiểm kê là “Tất cả” hoặc bộ phận chi tiết
  • Tích chọn ban kiểm kê, tích chọn thêm người kiểm kê từ lần nhập trước

  • Nhấn Lưu
  • Tích vào biểu tượng máy in, để in biên bản kiểm kê tài sản cố định

Trường hợp 2: Kiểm kê thông thường

1. Vào menu Tài sản\Kiểm kê, tại tab Quy trình\Xuất khẩu danh sách tài sản để thực hiện kiểm kê tài sản thực tế ngoài đơn vị, chọn Tham số để xuất khẩu Danh sách tài sản cần kiểm kê

  • Tài sản thuộc bộ phận: Chọn bộ phận cần kiểm kê tài sản.
  • Tùy chọn tệp: Tích chọn Xuất khẩu tài sản thuộc mỗi bộ phận thành một tệp trong trường hợp anh/chị muốn xuất khẩu mỗi bộ phận thành 1 tệp. 

  • Sau khi kiểm kê tại đơn vị xong anh/chị vào Tài sản\Kiểm kê tại tab Kiểm kê nhấn Thêm chứng từ\Kiểm kê thông thường.

  • Lưu ý: Để đảm bảo số liệu chính xác trên sổ sách báo cáo, anh/chị cần lập chứng từ hao mòn trước khi lập chứng từ kiểm kê.

3. Nhập thông tin chứng từ kiểm kê tài sản

  • Phần mềm tự động sinh thông tin Số phiếu; Ngày lập phiếu; Ngày kiểm kê. Anh/chị có thể chỉnh sửa thông tin này nếu muốn.
  • Bộ phận: Chọn Phòng ban sử dụng tài sản cần thực hiện kiểm kê.
    (Lưu ý: Khi kiểm kê năm để lên được số liệu đầy đủ thì Bộ phận chọn Tất cả, nếu đơn vị cần kiểm kê theo phòng ban, thì tích chọn chi tiết từng phòng ban)
  • Ghi chú: Nhập ghi chú, lý do kiểm kê.
  • Tích chọn Chọn ban kiểm kê để khai báo các thành phần tham gia kiểm kê:
    • Nhập Họ và tên, Chức vụ, Đại diện, Vai trò của người tham gia kiểm kê.
    • Nhấn vào biểu tượng dấu cộng để thêm người tham gia kiểm kê.
    • Nhấn biểu tượng thùng rác nếu muốn xóa người tham gia kiểm kê.
    • Nhấn vào biểu tượng mũi tên để đổi thứ tự của người tham gia kiểm kê.
    • Kể từ lần kiểm kê sau, chỉ cần tích chọn Thêm người kiểm kê từ lần nhập trước để tự động lấy ban kiểm kê mà anh/chị đã khai báo.

4. Khai báo thông tin tài sản kiểm:

  • Phần mềm lấy lên danh sách tài sản theo Bộ phận sử dụng đã chọn ở trên.
  • Thực hiện kiểm kê tài và ghi nhận kết quả vào phần mềm bằng cách nhấn vào biểu tượng cây bút để chỉnh sửa thông tin.
  • Cán bộ QLTS nhập lại thông tin tài sản sau kiểm kê vào cột Theo kiểm kê, bao gồm: Số lượng, Nguyên giá, Giá trị còn lại. Phần mềm tự động tính Chênh lệch về Số lượng, Nguyên giá, Giá trị còn lại.
  • Anh/chị chọn Tình trạng sử dụng cho tài sản.
  • Phần mềm tự gợi ý Hình thức xử lý dựa vào số Chênh lệch.

  • Nhấn Lưu. Sau khi kiểm kê, cán bộ QLTS căn cứ vào Hình thức xử lý (Ghi tăng, Ghi giảm, Đánh giá lại…) để lập các chứng từ tương ứng.

Lưu ý: Cán bộ QLTS chỉ sửa/xóa chứng từ kiểm kê tài sản khi:

  • Tài sản chưa ghi giảm trước ngày kiểm kê.
  • Chưa phát sinh các nghiệp vụ: Đánh giá lại, Trích khấu hao, Điều chuyển sau ngày kiểm kê.

Trường hợp 3: Kiểm kê bằng mobile

Bước 1: Thiết lập kiểm kê tài sản bằng mã vạch

Để kiểm kê bằng mã vạch, trước hết anh/chị cần thiết lập nghiệp vụ và in tem gắn mã cho từng tài sản:

  1. Vào Hệ thống\Tùy chọn nghiệp vụ.
  2. Tại mục Quản lý tài sản, tích chọn Quản lý tài sản/CCDC theo mã vạch. Chọn dạng mã vạch Bar code hoặc QR code. Nhấn Đồng ý.

Bước 2: In tem gắn mã vạch cho tài sản

  1. Tại menu Tài sản\Kiểm kê tại tab Quy trình\In tem tài sản.
  2. Tại mục In tem tài sản, anh/chị tùy chọn mẫu tem; khổ giấy in; kích thước tem;…  
  3. Nhấn vào Danh sách mẫu để xem các mẫu tem và tùy chọn thông tin hiển thị trên tem.
    • Tích chọn từng trường thông tin hiển thị trên tem. Nhấn Lưu.
  4. Tại mục Danh sách tài sản in tem, nhấn Thêm tài sản, tích chọn tài sản cần in tem. Nhấn Đồng ý.
  5. Nhấn Xem trước khi in để xem trước tem in tài sản trước khi in hàng loạt
  6. Chọn Tải về để tải tem về máy dưới nhiều định dạng (PDF, Excel, Word). 
  7. Sau khi in tem, anh/chị thực hiện dán tem lên từng tài sản tương ứng.

Bước 3: Kiểm kê bằng điện thoại

  1. Anh/chị tiến hành lập chứng từ kiểm kê trên mobile.
  2. Hoặc tại mục Danh sách chứng từ, chọn Thêm chứng từ\Kiểm kê bằng mobile.
  3. Chọn Bộ phận sử dụng tài sản cần thực hiện kiểm kê, phần mềm tự động hiển thị danh sách tài sản thuộc bộ phận/phòng ban đó tại Danh sách tài sản.
  4. Anh/chị có thể thêm thành phần kiểm kê và ý kiến giải quyết số chênh lệch tại mục Ban kiểm kê.
  5. Nếu nhấn Lưu, phần mềm sẽ lưu lại chứng từ vừa lập. Nhấn Lưu và kiểm kê để bắt đầu kiểm kê trên ứng dụng điện thoại. 
  6. Bắt đầu thực hiện kiểm kê trên điện thoại. Để thực hiện kiểm kê bằng điện thoại, anh/chị vào chợ ứng dụng trên điện thoại để tải ứng dụng MISA QLTS – Quản lý tài sản.

  7. Đăng nhập tài khoản.
  8. Tại mục Cần kiểm kê chương trình hiển thị phiếu kiểm kê là chứng từ đã lập trên phần mềm trước đó.
  9. Nhấn vào biểu tượng dấu cộng để thêm chứng từ kiểm kê
  10.  Tại màn hình Thêm chứng từ kiểm kê 

    • Kiểm kê đến ngày: Phần mềm mặc định lấy lên ngày cuối cùng của năm làm việc trước anh/chị có thể sửa lại nếu muốn
    • Ngày lập phiếu, ngày kiểm kê: Mặc định lấy lên ngày hiện tại anh/chị có thể sửa lại nếu muốn 
    • Bộ phận: Có thể chọn tất cả hoặc chọn các phòng ban cần kiểm kê tại đơn vị. Sau khi chọn bộ phận cần kiểm kê phần mềm hiển thị chi tiết danh sách tài sản cần kiểm kê bên dưới

    11. Anh/chị thêm thông tin người kiểm kê tài sản bằng cách chọn Ban kiểm kê

    • Để thêm thành viên kiểm kê anh/chị chọn Thêm thành viên sau đó nhập thông tin người kiểm kê 
    • Nhập họ tên người kiểm kê, chức vụ và vai trò người kiểm kê (nếu là đại diện ban anh/chị tích chọn Là đại diện ban), sau đó chọn Thêm
    • Để sửa thông tin các thành viên trong ban kiểm kê anh/chị chọn Thành viên muốn sửa, sau đó chọn biểu tượng 3 chấm, chọn Chỉnh sửa sau đó sửa thông tin thành viên kiểm kê, Nhấn Lưu để lưu thông tin đã sửa.
    • Để xóa thông tin người kiểm kê anh/chị chọn Xóa, sau đó chọn Xóa để chắc chắn xóa thành viên
    • Anh/chị chọn Bắt đầu kiểm kê để thực hiện kiểm kê tài sản tại đơn vị.
    • Anh/chị bắt đầu kiểm kê tài sản bằng cách quét mã QR hoặc Bar code trên tài sản
    • Khi quét đúng mã code của tài sản trong bộ phận kiểm kê, phần mềm sẽ hiển thị thông tin cơ bản của tài sản.
    • Để sửa tình trạng sử dụng của tài sản anh/chị chọn biểu tượng cây bút, tích chọn tình trạng sử dụng phù hợp của tài sản (có thể nhập ghi chú nếu có), sau đó chọn Cập nhật.
    • Các tài sản được kiểm kê sẽ tự động thêm vào danh sách Đã kiểm kê và lưu lại vào máy của người dùng. 
    • Trường hợp muốn xóa thông tin kiểm kê của tài sản đó anh/chị chọn biểu tượng thùng rác, chọn Xóa để chắc chắn xóa.
    • Trường hợp quét mã tài sản nhưng không có thông tin tài sản trong danh sách tài sản, anh/chị chọn Tại đây để khai báo thông tin tài sản, khai báo thông tin tài sản sau đó chọn Ghi nhận kiểm kê.
    • Sau khi thực hiện kiểm kê đầy đủ các tài sản trong bộ phận sử dụng tài sản cần kiểm kê anh/chị chọn Xong.
    • Nếu anh/chị chưa hoàn thành kiểm kê xong cho tất cả các tài sản trong bộ phận sử dụng phần mềm sẽ hiển thị thông báo.
      • Nếu muốn tạm dừng kiểm kê và để thực hiện kiểm kê tiếp anh/chị chọn chứng từ, phần mềm sẽ tự động quét mã tài sản
    • Nếu muốn xem kết quả kiểm kê và đi đến hoàn thành kiểm kê anh/chị chọn xem kết quả. Màn hình hiển thị tình hình kiểm kê tại đơn vị bao gồm tài sản đã kiểm kê, chưa kiểm kê, danh sách tài sản kiểm kê ngoài danh sách.
    • Để xem chi tiết thông tin tài sản anh/chị chọn Chi tiết, để thu gọn danh sách anh/chị chọn biểu tượng hình tam giác, để tìm kiếm tài sản anh/chị nhập trường thông tin vào biểu tượng tìm kiếm.

    • Để hoàn thành kiểm kê anh/chị chọn Hoàn thành kiểm kê.

Trường hơp 4: Kiểm kê bằng máy quét mã

  1. Cán bộ QLTS cũng thực hiện Thiết lập kiểm kê tài sản bằng mã vạchIn tem gắn mã vạch cho tài sản.
  2. Vào Tài sản\Kiểm kê, nhấn Lập chứng từ kiểm kê, chọn Kiểm kê bằng máy quét mã.
  3. Chọn Bộ phận sử dụng tài sản cần thực hiện kiểm kê. Chọn phương thức thêm tài sản ở chứng từ sau đó đưa máy quét vào mã vạch gắn trên từng tài sản để quét mã.

  • Nếu chọn Thêm tài sản xuống dòng chi tiết khi bắn mã thì sau khi quét mã, thông tin tài sản sẽ tự động hiển thị ở danh sách tài sản. Mỗi mã tài sản sẽ hiển thị ở 1 dòng riêng.
  • Nếu chọn Tự nhập số lượng thì sau khi quét mã, anh/chị cần tự nhập tay số lượng tài sản và nhấn Cập nhật để đưa tài sản vào danh sách chi tiết.

  • Sau khi kiểm kê xong, nhấn Lưu để lưu chứng từ.

Cập nhật 29/10/2024

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

[footer_base]