XEM PHIM HƯỚNG DẪN KIỂM KÊ TÀI SẢN:
Tải phim hướng dẫn Tại đây.
1. Tổng quan
Bài viết này giúp bạn nắm được các bước cơ bản trong quy trình kiểm kê tài sản, đảm bảo việc kiểm tra, đối chiếu và ghi nhận thực trạng tài sản tại đơn vị một cách chính xác, minh bạch.
Nội dung bài viết gồm: Quy trình kiểm kê tài sản trên phần mềm QLTS bao gồm: lập kế hoạch kiểm kê, tạo và in phiếu kiểm kê, thực hiện kiểm kê thực tế, nhập kết quả kiểm kê vào phần mềm, đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách, tổng hợp và báo cáo kết quả kiểm kê. Quy trình này giúp phát hiện chênh lệch, thất thoát hoặc hư hỏng tài sản để có biện pháp xử lý kịp thời.
2. Các bước thực hiện
Trường hợp 1: Chỉ lập chứng từ kiểm kê và in báo cáo
Bước 1: Vào Tài sản\Kiểm kê, tab Kiểm kê, tích Thêm chứng từ
Bước 2: Phần mềm mặc định ngày lập phiếu, ngày kiểm kê là 31/12
Bước 3: Chọn bộ phận kiểm kê là “Tất cả” hoặc bộ phận chi tiết
Bước 4: Tích chọn ban kiểm kê, tích chọn thêm người kiểm kê từ lần nhập trước
Bước 5: Nhấn Lưu
Bước 6: Tích vào biểu tượng máy in, để in biên bản kiểm kê tài sản cố định
Trường hợp 2: Kiểm kê thông thường
Bước 1: Vào menu Tài sản\Kiểm kê, tại tab Quy trình\Xuất khẩu danh sách tài sản để thực hiện kiểm kê tài sản thực tế ngoài đơn vị, chọn Tham số để xuất khẩu Danh sách tài sản cần kiểm kê
- Tài sản thuộc bộ phận: Chọn bộ phận cần kiểm kê tài sản.
- Tùy chọn tệp: Tích chọn Xuất khẩu tài sản thuộc mỗi bộ phận thành một tệp trong trường hợp bạn muốn xuất khẩu mỗi bộ phận thành 1 tệp.
Bước 2: Sau khi kiểm kê tại đơn vị xong bạn vào Tài sản\Kiểm kê tại tab Kiểm kê nhấn Thêm chứng từ\Kiểm kê thông thường.
- Lưu ý: Để đảm bảo số liệu chính xác trên sổ sách báo cáo, bạn cần lập chứng từ hao mòn trước khi lập chứng từ kiểm kê.
Bước 3: Nhập thông tin chứng từ kiểm kê tài sản
- Phần mềm tự động sinh thông tin Số phiếu; Ngày lập phiếu; Ngày kiểm kê. Bạn có thể chỉnh sửa thông tin này nếu muốn.
- Bộ phận: Chọn Phòng ban sử dụng tài sản cần thực hiện kiểm kê.
(Lưu ý: Khi kiểm kê năm để lên được số liệu đầy đủ thì Bộ phận chọn Tất cả, nếu đơn vị cần kiểm kê theo phòng ban, thì tích chọn chi tiết từng phòng ban) - Ghi chú: Nhập ghi chú, lý do kiểm kê.
- Tích chọn Chọn ban kiểm kê để khai báo các thành phần tham gia kiểm kê:
- Nhập Họ và tên, Chức vụ, Đại diện, Vai trò của người tham gia kiểm kê.
- Nhấn vào biểu tượng dấu cộng để thêm người tham gia kiểm kê.
- Nhấn biểu tượng thùng rác nếu muốn xóa người tham gia kiểm kê.
- Nhấn vào biểu tượng mũi tên để đổi thứ tự của người tham gia kiểm kê.
- Kể từ lần kiểm kê sau, chỉ cần tích chọn Thêm người kiểm kê từ lần nhập trước để tự động lấy ban kiểm kê mà bạn đã khai báo.
Bước 4: Khai báo thông tin tài sản kiểm:
- Phần mềm lấy lên danh sách tài sản theo Bộ phận sử dụng đã chọn ở trên.
- Thực hiện kiểm kê tài và ghi nhận kết quả vào phần mềm bằng cách nhấn vào biểu tượng cây bút để chỉnh sửa thông tin.
- Cán bộ QLTS nhập lại thông tin tài sản sau kiểm kê vào cột Theo kiểm kê, bao gồm: Số lượng, Nguyên giá, Giá trị còn lại. Phần mềm tự động tính Chênh lệch về Số lượng, Nguyên giá, Giá trị còn lại.
- Bạn chọn Tình trạng sử dụng cho tài sản.
- Phần mềm tự gợi ý Hình thức xử lý dựa vào số Chênh lệch.
- Nhấn Lưu. Sau khi kiểm kê, cán bộ QLTS căn cứ vào Hình thức xử lý (Ghi tăng, Ghi giảm, Đánh giá lại…) để lập các chứng từ tương ứng.
Lưu ý: Cán bộ QLTS chỉ sửa/xóa chứng từ kiểm kê tài sản khi:
- Tài sản chưa ghi giảm trước ngày kiểm kê.
- Chưa phát sinh các nghiệp vụ: Đánh giá lại, Trích khấu hao, Điều chuyển sau ngày kiểm kê.
Trường hợp 3: Kiểm kê bằng mobile
|
Bước 1: Thiết lập kiểm kê tài sản bằng mã vạch Để kiểm kê bằng mã vạch, trước hết bạn cần thiết lập nghiệp vụ và in tem gắn mã cho từng tài sản:
Bước 2: In tem gắn mã vạch cho tài sản
Bước 3: Kiểm kê bằng điện thoại
|
Nhấn vào Danh sách mẫu để xem các mẫu tem và tùy chọn thông tin hiển thị trên tem.
Trường hơp 4: Kiểm kê bằng máy quét mã
Cán bộ QLTS cũng thực hiện Thiết lập kiểm kê tài sản bằng mã vạch và In tem gắn mã vạch cho tài sản.
Bước 1: Vào Tài sản\Kiểm kê, nhấn Lập chứng từ kiểm kê, chọn Kiểm kê bằng máy quét mã.
Bước 2: Chọn Bộ phận sử dụng tài sản cần thực hiện kiểm kê. Chọn phương thức thêm tài sản ở chứng từ sau đó đưa máy quét vào mã vạch gắn trên từng tài sản để quét mã.
Bước 3: Tích chọn tùy chọn kiểm kê
- Nếu chọn Thêm tài sản xuống dòng chi tiết khi bắn mã thì sau khi quét mã, thông tin tài sản sẽ tự động hiển thị ở danh sách tài sản. Mỗi mã tài sản sẽ hiển thị ở 1 dòng riêng.
- Nếu chọn Tự nhập số lượng thì sau khi quét mã, bạn cần tự nhập tay số lượng tài sản và nhấn Cập nhật để đưa tài sản vào danh sách chi tiết.
Bước 4: Sau khi kiểm kê xong, nhấn Lưu để lưu chứng từ.
