Kiểm kê Tài sản cố định

I. Kiểm kê thông thường

1. Vào menu Tài sản\Kiểm kê, tại tab Quy trình\Chọn Xuất khẩu danh sách tài sản để thực hiện kiểm kê tài sản thực tế ngoài đơn vị, chọn Tham số để xuất khẩu Danh sách tài sản cần kiểm kê
   • Tài sản thuộc bộ phận: Chọn bộ phận cần kiểm kê tài sản.
   • Tùy chọn tệp: Tích chọn Xuất khẩu tài sản thuộc mỗi bộ phận thành một tệp trong trường hợp anh/chị muốn xuất khẩu mỗi bộ phận thành 1 tệp. 
2. Sau khi kiểm kê tại đơn vị xong anh/chị vào Tài sản\Kiểm kê\Chọn tab Kiểm kê nhấn Thêm chứng từ\chọn Kiểm kê thông thường.
   Hoặc tại màn hình Quy trình anh/chị chọn Lập chứng từ để thêm chứng từ kiểm kê.

Lưu ý: Để đảm bảo số liệu chính xác trên sổ sách báo cáo, anh/chị cần lập chứng từ hao mòn trước khi lập chứng từ kiểm kê.

3. Nhập thông tin chứng từ kiểm kê tài sản:

1. • Phần mềm tự động sinh thông tin Số phiếu; Ngày lập phiếu; Ngày kiểm kê. Anh/chị có thể chỉnh sửa thông tin này nếu muốn.
   • Bộ phận: Chọn Phòng ban sử dụng tài sản cần thực hiện kiểm kê.
     (Lưu ý: Khi kiểm kê năm để lên được số liệu đầy đủ thì Bộ phận chọn Tất cả, nếu đơn vị cần kiểm kê theo phòng ban, thì tích chọn chi tiết từng phòng ban)
   • Ghi chú: Nhập ghi chú, lý do kiểm kê.
   • Tích chọn Chọn ban kiểm kê để khai báo các thành phần tham gia kiểm kê:
     • Nhập Họ và tên, Chức vụ, Đại diện, Vai trò của người tham gia kiểm kê.
     • Nhấn vào biểu tượng dấu cộng để thêm người tham gia kiểm kê.
     • Nhấn biểu tượng thùng rác nếu muốn xóa người tham gia kiểm kê.
     • Nhấn vào biểu tượng mũi tên để đổi thứ tự của người tham gia kiểm kê.
     • Kể từ lần kiểm kê sau, chỉ cần tích chọn Thêm người kiểm kê từ lần nhập trước để tự động lấy ban kiểm kê mà anh/chị đã khai báo.
2. Khai báo thông tin tài sản kiểm:
   • Phần mềm lấy lên danh sách tài sản theo Bộ phận sử dụng đã chọn ở trên.
   • Thực hiện kiểm kê tài và ghi nhận kết quả vào phần mềm bằng cách nhấn vào biểu tượng cây bút để chỉnh sửa thông tin.
     
   • Cán bộ QLTS nhập lại thông tin tài sản sau kiểm kê vào cột Theo kiểm kê, bao gồm: Số lượng, Nguyên giá, Giá trị còn lại. Phần mềm tự động tính Chênh lệch về Số lượng, Nguyên giá, Giá trị còn lại.
   • Anh/chị chọn Tình trạng sử dụng cho tài sản.
   • Phần mềm tự gợi ý Hình thức xử lý dựa vào số Chênh lệch.
3. Nhấn Lưu. Sau khi kiểm kê, cán bộ QLTS căn cứ vào Hình thức xử lý (Ghi tăng, Ghi giảm, Đánh giá lại…) để lập các chứng từ tương ứng.

Lưu ý: Cán bộ QLTS chỉ sửa/xóa chứng từ kiểm kê tài sản khi:

• Tài sản chưa ghi giảm trước ngày kiểm kê.
• Chưa phát sinh các nghiệp vụ: Đánh giá lại, Trích khấu hao, Điều chuyển sau ngày kiểm kê.

II. Kiểm kê bằng mobile

Bước 1: Thiết lập kiểm kê tài sản bằng mã vạch

Để kiểm kê bằng mã vạch, trước hết anh/chị cần thiết lập nghiệp vụ và in tem gắn mã cho từng tài sản:

1. Vào Hệ thống\Tùy chọn nghiệp vụ.
   
2. Tại mục Quản lý tài sản, tích chọn Quản lý tài sản/CCDC theo mã vạch. Chọn dạng mã vạch Bar code hoặc QR code. Nhấn Đồng ý.

Bước 2: In tem gắn mã vạch cho tài sản

1. Tại menu Tài sản\Kiểm kê\Tại tab Quy trình\chọn In tem tài sản.
   
2. Tại mục In tem tài sản, anh/chị tùy chọn mẫu tem; khổ giấy in; kích thước tem;…  
3. Nhấn vào Danh sách mẫu để xem các mẫu tem và tùy chọn thông tin hiển thị trên tem.
   
   • Tích chọn từng trường thông tin hiển thị trên tem. Nhấn Lưu.
     
4. Tại mục Danh sách tài sản in tem, nhấn Thêm tài sản, tích chọn tài sản cần in tem. Nhấn Đồng ý.
   
5. Nhấn Xem trước khi in để xem trước tem in tài sản trước khi in hàng loạt
   
6. Chọn Tải về để tải tem về máy dưới nhiều định dạng (PDF, Excel, Word). 
   
7. Sau khi in tem, anh/chị thực hiện dán tem lên từng tài sản tương ứng.

Bước 3: Kiểm kê bằng điện thoại

1. Anh/chị tiến hành lập chứng từ kiểm kê trên mobile.
2. Hoặc tại mục Danh sách chứng từ, chọn Thêm chứng từ\Kiểm kê bằng mobile.
   
3. Chọn Bộ phận sử dụng tài sản cần thực hiện kiểm kê, phần mềm tự động hiển thị danh sách tài sản thuộc bộ phận/phòng ban đó tại Danh sách tài sản.
   
4. Anh/chị có thể thêm thành phần kiểm kê và ý kiến giải quyết số chênh lệch tại mục Ban kiểm kê.
   
5. Nếu nhấn Lưu, phần mềm sẽ lưu lại chứng từ vừa lập. Nhấn Lưu và kiểm kê để bắt đầu kiểm kê trên ứng dụng điện thoại. 
   
6. Bắt đầu thực hiện kiểm kê trên điện thoại.Để thực hiện kiểm kê bằng điện thoại, anh/chị vào chợ ứng dụng trên điện thoại để tải ứng dụng MISA QLTS – Quản lý tài sản.
   
7. Đăng nhập tài khoản.
   
8. Tại mục Cần kiểm kê chương trình hiển thị phiếu kiểm kê là chứng từ đã lập trên phần mềm trước đó.
   
9. Nhấn vào phiếu kiểm kê, chương trình chuyển sang màn hình để quét mã vạch. Anh/chị hướng camera điện thoại vào mã vạch của từng tài sản, màn hình sẽ hiển thị thông tin của tài sản và tình trạng sử dụng.
   Nhấn vào biểu tượng cây bút để chỉnh sửa tình trạng sử dụng của tài sản, nhập ghi chú hoặc thêm hình ảnh về tài sản.
10. Nếu khi quét mã phát hiện tài sản không có trong danh sách, chương trình sẽ hiển thị thông báo.
    Nếu anh/chọn thêm tài sản vào danh sách kiểm kê, chương trình hiển thị màn hình thêm tài sản để cập nhật thông tin tài sản gồm: mã tài sản, tên tài sản, 
    Trong trường hợp mã vạch bị mờ không quét được, có thể nhấn Nhập mã/tên tài sản để tìm kiếm tài sản.
11. Nhấn Kiểm kê tiếp để tiếp tục thực hiện kiểm kê. Nhấn Xem chi tiết để xem tình hình kiểm kê. Anh/chị có thể theo dõi tình hình tổng quan về số lượng tài sản kiểm kê, chênh lệch số lượng… và tình hình chi tiết của những tài sản đã kiểm kê.
    
12. Nếu quá trình kiểm kê bị gián đoạn, nhấn Lưu và tạm dừng, dữ liệu kiểm kê sẽ được lưu lại và đồng bộ sang phần mềm QLTS, chứng từ ở trạng thái Đang kiểm kê.
    
13. Khi đã kiểm kê xong, nhấn Hoàn thành kiểm kê, tren phần mềm cũng đồng thời ghi nhận kết quả này, chứng từ ở trạng thái Đã hoàn thành kiểm kê.
    
14. Anh/chị kiểm tra chứng từ kiểm kê ở tab Danh sách chứng từ. Với những chứng từ đã hoàn thành kiểm kê, anh/chị có thể in, xửa, xóa bằng cách nhấn vào nút chức năng tương ứng.

III. Kiểm kê bằng máy quét mã

1. Cán bộ QLTS cũng thực hiện Thiết lập kiểm kê tài sản bằng mã vạch và In tem gắn mã vạch cho tài sản.
2. Vào Tài sản\Kiểm kê, nhấn Lập chứng từ kiểm kê, chọn Kiểm kê bằng máy quét mã.
   
3. Chọn Bộ phận sử dụng tài sản cần thực hiện kiểm kê. Chọn phương thức thêm tài sản ở chứng từ sau đó đưa máy quét vào mã vạch gắn trên từng tài sản để quét mã.
   
   • Nếu chọn Thêm tài sản xuống dòng chi tiết khi bắn mã thì sau khi quét mã, thông tin tài sản sẽ tự động hiển thị ở danh sách tài sản. Mỗi mã tài sản sẽ hiển thị ở 1 dòng riêng.
     
   • Nếu chọn Tự nhập số lượng thì sau khi quét mã, anh/chị cần tự nhập tay số lượng tài sản và nhấn Cập nhật để đưa tài sản vào danh sách chi tiết.
     
4. Sau khi kiểm kê xong, nhấn Lưu để lưu chứng từ.