Rà soát chứng từ, sổ sách

Giúp Cán bộ Quản lý tài sản nắm bắt nhanh những chứng từ chưa phù hợp với nghiệp vụ quản lý tài sản có thể làm ảnh hưởng đến số liệu báo cáo để kịp thời điều chỉnh.

Để đảm bảo số liệu được ghi nhận đầy đủ, chính xác, cán bộ QLTS cần tuân thủ 1 số nguyên tắc trong ghi nhận tài sản:

1. Khi mua/tiếp nhận tài sản về đơn vị, cần khai báo thông tin và ghi nhận tài sản vào Sổ TSCĐ bằng bút toán ghi tăng để xác nhận việc đưa tài sản vào sử dụng.
2. Nếu đơn vị có các tài sản tính khẩu hao theo tháng/quý thì hàng tháng, hàng quý cần lập chứng từ tính khấu hao cho tài sản này.
3. Hao mòn được tính vào ngày cuối cùng của năm, khi tính hao mòn cần lập đầy đủ danh sách tài sản của đơn vị để phản ánh đúng Hao mòn lũy kế và Giá trị còn lại của các tài sản trong đơn vị.
4. Trường hợp sau khi đã lập bảng tính hao mòn, đơn vị phát sinh biến động tài sản cần cập nhật lại chứng từ tính hao mòn:
   • Ghi tăng tài sản -> Bổ sung tài sản vào bảng tính hao mòn.
   • Đánh giá lại tài sản -> Cập nhật lại Nguyên giá tính hao mòn cho tài sản.
5. Đơn vị cần lập chứng từ tính hao mòn trước khi kiểm kê để ghi nhận đúng Giá trị còn lại của tài sản trên các sổ sách cuối năm khớp với báo cáo kiểm kê tài sản. Trường hợp lập biên bản kiểm kê trước khi tính hao mòn, cán bộ QLTS cần:
   • Xóa biên bản kiểm kê để tính lại hao mòn sau đó kiểm kê lại.
   • Nếu chỉ tính thiếu 1 số tài sản và muốn giữ nguyên biên bản kiểm kê (do đã in và trình ký) thi thì đơn vị xóa hao mòn của tài sản và tính bù hao mòn vào năm sau.
6. Khi kiểm kê, cần lập danh sách đầy đủ các tài sản đang quản lý tại đơn vị. Sau khi kiểm kê, các số liệu trên biên bản kiểm kê được giữ nguyên kết quả đã thống nhất giữa các thành viên hội đồng.
7. Nếu có phát sinh các biến động tài sản sau kiểm kê (Ghi tăng bù/ghi giảm tài sản, đánh giá lại, thay đổi thông tin, điều chuyển), cán bộ QLTS có thể thực hiện như sau:
   • Nếu muốn giữ nguyên kết quả kiểm kê (Do đã in và trình ký): Xóa hoặc chuyển ngày chứng từ biến động sang năm tiếp theo.
   • Nếu muốn cập nhật kết quả kiểm kê theo biến động phát sinh thì sửa biên bản kiểm kê đã lập: Bổ sung tài sản, bỏ bớt tài sản, cập nhật lại nguyên giá tài sản.