Nhập khẩu danh sách TSCĐ từ Excel

1. Tổng quan

Bài viết này giúp anh/chị biết cách tải file mẫu Excel, nhập/điền thông tin tài sản và nhập khẩu (chuyển file Excel đã điền) vào phần mềm một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác so với nhập liệu thủ công.

Nội dung bài viết bao gồm: Các bước hướng dẫn nhập khẩu tài sản theo hai trường hợp: từ tệp Excel theo mẫu của phần mềm và từ tệp dữ liệu xuất khẩu của phần mềm MISA Mimosa/Bamboo.

2. Các bước thực hiện

Để nhập khẩu danh sách tài sản vào QLTS có hai trường hợp sau:

Trường hợp 1. Nhập khẩu từ tệp excel bất kỳ

Bước 1: Vào Tài sảnKhai báo tài sản, chọn Nhập khẩu. 

Bước 2: Chọn Nhập khẩu từ Tệp excel bất kỳ, để có kết quả nhập khẩu chính xác, bạn cần Tải tệp mẫu và khai báo các trường thông tin theo tệp mẫu đã tải.

• Chọn tải Tệp nhập khẩu mặc định (Để nhập đầy đủ các trường thông tin tài sản) hoặc Tệp nhập khẩu rút gọn (Những trường thông tin tài sản bắt buộc).
  

Bước 3: Thực hiện nhập/sao chép thông tin tài sản từ file có sẵn vào tệp mẫu của phần mềm.

• Lưu ý:
  • Danh mục Loại tài sản theo Thông tư 23/2023/TT-BT, anh/chị vui lòng kiểm tra sheet [Loại tài sản] trước khi nhập khẩu.
    
  • Mỗi dòng dữ liệu trong tệp nhập khẩu sẽ tương ứng với 1 bản ghi.

Bước 4: Sau khi đã hoàn thành file nhập khẩu, kéo thả tệp hoặc chọn đường dẫn tới tệp nhập khẩu để nhập khẩu vào phần mềm.

Bước 5: Chọn sheet nhập khẩu tương ứng với sheet mà bạn đã khai báo danh sách tài sản. Chọn số dòng tiêu đề.

• Có thể tích chọn kiểm tra bản ghi trùng theo tên.
• Chọn chế độ nhập khẩu là Ghi đè hoặc Bỏ qua. Nếu chọn Ghi đè, khi nhập khẩu bản ghi tài sản trùng với bản ghi đã khai báo trước đó, phần mềm sẽ ghi đè bản ghi mới được nhập khẩu lên bản ghi cũ.
• Nhấn tiếp tục.
  

Bước 6: Ghép dữ liệu nhập khẩu

Tại phần Ghép cột dữ liệu cho phép bạn tự thực hiện ghép các cột dữ liệu trên file excel tương ứng với các thông tin của tài sản trên phần mềm.

Thông tin Cột trong tệp nhập khẩu (là tệp dữ liệu đơn vị đã khai báo tài sản), chọn cột thông tin sẽ được ghép tương ứng với từng thông tin bên Cột trên chương trình.

• • Các thông tin có đánh dấu (*) là các thông tin bắt buộc cần ghép giữa tệp nhập khẩu và chương trình.

Tại phần Chọn nguồn ngân sách, cho phép xác định nguồn hình thành nguyên giá của từng tài sản khai báo trên tệp nguồn.

Tại thông tin Cột nguồn ngân sách trên tệp nhập khẩu, chọn tên cột là nguyên giá của tài sản theo từng nguồn (trên file excel) tương ứng với các nguồn tương ứng trên phần Nguồn ngân sách trong danh mục.

Tại phần Chọn bộ phận sử dụng, cho phép ghép bộ phận sử dụng tài sản được khai báo trên tệp nhập khẩu tương ứng với các bộ phận sử dụng trong danh mục.

Tại phần Chọn loại tài sản, phần mềm sẽ tự động lọc các loại tài sản chưa có thông tin trên phần mềm.

Bạn có thể khai báo thêm các loại tài sản chưa có trên phần mềm để ghép với các loại tài sản mới trên tệp nhập khẩu hoặc chọn ghép các loại tài sản mới này vào các loại tài sản đã có sẵn trên phần mềm.

Tích chọn Tự động ghép dữ liệu cho lần nhập khẩu tiếp theo để từ lần tiếp theo phần mềm sẽ tự động ghép dữ liệu các cột.

Nhấn Nhập khẩu

Trường hợp 2. Nhập khẩu từ Mimosa/Bamboo

Bước 1: Vào Tài sảnKhai báo tài sản, chọn Nhập khẩu. 

Bước 2: Tích chọn Nhập khẩu từ Mimosa hoặc Nhập khẩu từ Bamboo

Bắt buộc tệp được chọn nhập khẩu là tệp chứa dữ liệu tài sản được xuất khẩu ra từ phần mềm MISA Mimosa hoặc MISA Bamboo.

Bước 3: Tải tệp lên MISA QLTS.
Nếu bạn không chọn đúng tệp được xuất khẩu từ MISA Mimosa hoặc MISA Bamboo, hệ thống sẽ hiển thị thông báo như sau:

Bước 4: Chọn đúng tệp được xuất khẩu từ MISA Mimosa hoặc MISA Bamboo, kéo thả tệp hoặc chọn đường dẫn tới tệp nhập khẩu để nhập khẩu vào phần mềm.

Bước 5: Chọn sheet nhập khẩu tương ứng với sheet mà bạn đã khai báo danh sách tài sản. Chọn số dòng tiêu đề.

• Có thể tích chọn kiểm tra bản ghi trùng theo tên.
• Chọn chế độ nhập khẩu là Ghi đè hoặc Bỏ qua. Nếu chọn Ghi đè, khi nhập khẩu bản ghi tài sản trùng với bản ghi đã khai báo trước đó, phần mềm sẽ ghi đè bản ghi mới được nhập khẩu lên bản ghi cũ.
• Nhấn tiếp tục.
  

Bước 6: Ghép dữ liệu nhập khẩu

Tại phần Ghép cột dữ liệu cho phép bạn tự thực hiện ghép các cột dữ liệu trên file excel tương ứng với các thông tin của tài sản trên phần mềm.

• • Nhập khẩu từ Mimosa hoặc từ Bamboo thì phần mềm đã ngầm định sẵn các thông tin tại bước này.

Tại thông tin Cột nguồn ngân sách trên tệp nhập khẩu, chọn tên cột là nguyên giá của tài sản theo từng nguồn (trên file excel) tương ứng với các nguồn tương ứng trên phần Nguồn ngân sách trong danh mục.

Tại phần Chọn bộ phận sử dụng, cho phép ghép bộ phận sử dụng tài sản được khai báo trên tệp nhập khẩu tương ứng với các bộ phận sử dụng trong danh mục.

Tại phần Chọn loại tài sản, phần mềm sẽ tự động lọc các loại tài sản chưa có thông tin trên phần mềm.

Bạn có thể khai báo thêm các loại tài sản chưa có trên phần mềm để ghép với các loại tài sản mới trên tệp nhập khẩu hoặc chọn ghép các loại tài sản mới này vào các loại tài sản đã có sẵn trên phần mềm.

Tích chọn Tự động ghép dữ liệu cho lần nhập khẩu tiếp theo để từ lần tiếp theo phần mềm sẽ tự động ghép dữ liệu các cột.

Nhấn nhập khẩu

Nhấn Nhập khẩu để nhập khẩu file vào phần mềm. Khi đó sẽ xảy ra 2 trường hợp:

Trường hợp 1: Tất cả bản ghi đều nhập khẩu thành công: phần mềm sẽ hiển thị thông tin nhập khẩu thành công, đồng thời nhập khẩu tất cả bản ghi vào danh sách tài sản.

Anh/chị có thể khai báo nhanh hiện trạng sử dụng của tài sản vừa nhập khẩu thành công theo hướng dẫn tại đây.

Trường hợp 2: Có bản ghi không nhập khẩu được: phần mềm cũng sẽ hiển thị thông báo. Bạn vui lòng nhấn Tải danh sách lỗi -> thực hiện sửa lại các bản ghi bị lỗi và nhập khẩu lại vào phần mềm.

Lưu ý: Sau khi nhập khẩu thành công, trạng thái của Tài sản là chưa ghi tăng. Anh/chị có thể xem lại Tài sản đã nhập khẩu bằng cách lọc theo trạng thái chưa ghi tăng trên danh sách. Để dữ liệu được cập nhật lên báo cáo anh/chị thực hiện ghi tăng Tài sản theo hướng dẫn tại đây.

3. Vấn đề thường gặp