1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh chị lập và gửi chứng từ điều chuyển tài sản cố định cho một đơn vị khác cùng sử dụng phần mềm QLTS, tự động hóa quy trình bàn giao, giúp hai bên theo dõi trạng thái tiếp nhận (chấp nhận hoặc từ chối) một cách minh bạch.
Nội dung tập trung vào ba bước chính:
- Khai báo thông tin chung trên chứng từ điều chuyển.
- Lựa chọn danh sách tài sản cần điều chuyển.
- Theo dõi tình trạng xử lý chứng từ trên phần mềm.
2. Các bước thực hiện
Để thực hiện điều chuyển tài sản qua đơn vị mới có sử dụng phần mềm QLTS, đơn vị thực hiện các bước sau:
Bước 1: Khai báo thông tin chung trên chứng từ điều chuyển sang đơn vị khác
- Vào Tài sản\Điều chuyển tài sản, tại mục Điều chuyển ngoài đơn vị, chọn Thêm chứng từ.
- Khai báo thông tin trên mẫu Thêm chứng từ điều chuyển ngoài đơn vị.
-
- Tại mục Mã chứng từ, ngày chứng từ : Phần mềm tự động sinh, có thể chỉnh sửa nếu muốn.
- Tại Thông tin quyết định điều chuyển:
- Nhập Số quyết định; Ngày quyết định; Đơn vị ra quyết định trên quyết định điều chuyển tài sản được Trưởng đơn vị ký duyệt; trường hợp không có, có thể điền thông tin quyết định sáp nhập.
- Tích chọn Có sử dụng phần mềm MISA QLTS và Chọn Tỉnh/Thành phố, Đơn vị tiếp nhận tài sản.
- Tại mục Ý kiến của đơn vị tiếp nhận và Trạng thái tiếp nhận/Kết quả: Khi đơn vị tiếp nhận đã tiếp nhận hồ sơ và ghi ý kiến phản hồi sẽ hiện lên.
Bước 2: Chọn danh sách tài sản cần điều chuyển
- Tại Thông tin chi tiết\Danh sách tài sản điều chuyển, nhấn Chọn tài sản.
-
Khi chọn tài sản để điều chuyển, có thể tích chọn xem theo Loại tài sản hoặc Chi tiết tài sản. Sau đó Tích chọn một hoặc nhiều tài sản cần điều chuyển. Nhấn Đồng ý.
Lưu ý: Danh sách tài sản chỉ lấy lên các tài sản chưa có phát sinh sau Ngày điều chuyển.
- Nếu muốn loại bỏ tài sản nào thực hiện nhấn nút x cuối dòng tài sản.
- Trên giao diện danh sách có xem theo Loại tài sản và Chi tiết tài sản để có cái nhìn tổng quan và chi tiết. Nếu cần tải lên các văn bản, quyết đinh: nhấn Đính kèm tệp.
- Tại tab Ban giao nhận: Điền thông tin Đại diện bên giao, Đại diện bên nhận, Đại diện cơ quan chứng kiến (nếu có), Trách nhiệm của các bên giao nhận; Ý kiến các bên tham gia bàn giao, tiếp nhận.
- Nhấn Lưu và gửi để lưu và gửi chứng từ điều chuyển tài sản đến đơn vị nhận bàn giao. Xác nhận Gửi. Phần mềm sẽ hiển thị bảng thông báo Điều chuyển tài sản thành công.
Bước 3: Theo dõi tình trạng của chứng từ điều chuyển
Trạng thái ở Danh sách chứng từ điều chuyển gồm:
- Trạng thái Đã gửi: Lúc này đơn vị tiếp nhận đã nhận được thông báo và sẽ thực hiện xem xét tiếp nhận hoặc từ chối.
- Trạng thái: Đã tiếp nhận: …, Đã từ chối: ….: là trạng thái đơn vị tiếp nhận đã tiếp nhận hay từ chối bao nhiêu tài sản.
Sau khi đơn vị tiếp nhận thực hiện tiếp nhận hoặc từ chối tài sản, đơn vị điều chuyển sẽ nhận được thông báo ( ở hình quả chuông góc trên cùng tay phải).
-
Trường hợp 1: Đơn vị tiếp nhận tài sản
-
- Đơn vị điều chuyển sẽ nhận được thông báo: “Thông báo tiếp nhận tài sản“. Khi đó quá trình điều chuyển tài sản đã hoàn thành.
-
Trường hợp 2: Đơn vị tiếp nhận từ chối tài sản
- Đơn vị nhận được thông báo: “Thông báo từ chối tiếp nhận tài sản“.
- Thực hiện nhấn nút Tiếp nhận lại để hệ thống tự động xóa chứng từ đã ghi giảm, chuyển trạng thái tài sản từ Đã ghi giảm về Đang sử dụng, đồng thời phục hồi toàn bộ dữ liệu như trước khi điều chuyển.
- Lưu ý: Sau khi bị từ chối điều chuyển, anh/chị mở lại chứng từ điều chuyển để xem ý kiến phản hồi của đơn vị tiếp nhận. Sau đó, thực hiện chỉnh sửa thông tin tài sản (nếu cần), sau đó thực hiện điều chuyển lại từ bước 1.
