1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn cách khai báo bổ sung tài sản cố định trong trường hợp đơn vị đã mua và sử dụng tài sản từ các năm trước nhưng chưa ghi nhận trên phần mềm. Do các năm cũ đã lập hoặc chốt báo cáo nên không thể điều chỉnh lại số liệu. Khi đó, anh/chị thực hiện khai báo bổ sung (ghi tăng bù) tài sản với ngày ghi tăng thuộc năm hiện tại nhằm đảm bảo thông tin tài sản được cập nhật đầy đủ trên phần mềm mà không ảnh hưởng đến báo cáo của các năm trước.
Lưu ý: Nếu tài sản là 1 hệ thống (hệ thống tài sản ; tài sản hệ thống) đã có từ trước, muốn lắp bổ sung thêm chi tiết, thiết bị thì anh/chị không làm theo hướng dẫn này.
2. Các bước thực hiện
Ví dụ:
- Ngày 01/01/2022, đơn vị mua một máy tính để bàn có nguyên giá 19 triệu đồng và bắt đầu đưa vào sử dụng từ ngày 01/01/2022. Tuy nhiên, tài sản này chưa được kế toán ghi tăng trên phần mềm.
- Đến ngày 01/01/2024, đơn vị phát hiện và muốn khai báo ghi tăng bù tài sản trên phần mềm. Trong đó, năm 2022 đã lập/chốt báo cáo, còn năm 2024 chưa lập/chốt báo cáo. Trường hợp này, anh/chị thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Vào menu Tài sản\Thêm tài sản
Bước 2: Chọn tài sản muốn khai báo. Ví dụ, nếu anh/chị khai báo một máy tính để bàn, chọn Loại tài sản là Máy móc thiết bị.
Bước 3: Anh/chị khai báo thông tin cho máy tính để bàn.
- Ngày mua, Ngày BĐ sử dụng, Ngày BĐ tính HM: Ngày bắt đầu đưa vào sử dụng (Ngày 01/01/2022).
- Ngày ghi tăng, năm theo dõi: Là ngày/tháng/năm hiện tại (Ngày 01/01/2024).
- Lưu ý: Trong trường hợp phần mềm hiển thị cảnh báo “Năm của ngày ghi tăng nhỏ hơn năm theo dõi. Tài sản sẽ được nhập vào năm theo dõi 2024. Anh/chị sẽ không thể lập các chứng từ cho tài sản trước năm 2024. Anh/chị có muốn tiếp tục lưu tài sản?”, anh/chị không sửa các ngày mua, ngày sử dụng, mà chỉ cần điều chỉnh Ngày ghi tăng thuộc Năm theo dõi đang khai báo.
- Hao mòn lũy kế: Là hao mòn từ 01/01/2022 đến hết 31/12/2023 (Thường phần mềm sẽ tự nhảy, anh/chị không sửa thông tin này).
Bước 4: Sau khi đã khai báo đầy đủ thông tin cho tài sản, anh/chị nhấn Lưu để lưu lại thông tin tài sản.
3. Lưu ý
- Anh/chị nên khai báo ngày ghi tăng thuộc năm hiện tại theo hướng dẫn bên trên, để không ảnh hưởng đến các báo cáo của năm trước.
- Trường hợp năm mà tài sản đưa vào sử dụng chưa lập/chốt báo cáo thì anh/chị có thể chọn lại mục Dữ liệu năm là năm mua, năm sử dụng thực tế của tài sản, sau đó khai báo/ghi tăng tài sản theo ngày mua, ngày sử dụng đúng thực tế.
- Trường hợp anh/chị chọn năm làm việc hiện tại và xem danh sách tài sản, các tài sản vừa khai báo bị màu hồng: Nguyên nhân do tài sản bị khai báo bù vào nhầm năm cũ, anh/chị xóa tài sản vừa nhập, chọn Năm làm việc là năm đúng cần khai báo và khai báo bù lại.
