Kiểm kê Tài sản cố định

Bước 1: Vào Tài sản\Kiểm kê, tab Kiểm kê, nhấn Thêm chứng từ

Bước 2: Phần mềm mặc định Ngày lập phiếu và Ngày kiểm kê là 31/12 của năm đang làm việc. Anh/chị có thể chỉnh sửa lại ngày cho phù hợp với thực tế kiểm kê.

Lưu ý: Anh/chị chỉ được sửa ngày trong phạm vi năm hiện tại. Phần mềm không cho phép lưu chứng từ nếu nhập ngày thuộc năm sau so với năm làm việc đang chọn.

Bước 3: Chọn bộ phận kiểm kê là “Tất cả” hoặc bộ phận chi tiết

Bước 4: Cách thêm thành phần (thành viên ban kiểm kê) vào Biên bản kiểm kê tài sản cố định

Để thêm thành phần/thành viên tham gia kiểm kê và hiển thị trên Biên bản kiểm kê tài sản cố định, anh/chị thực hiện như sau:

• Tích Chọn ban kiểm kê để khai báo các thành phần tham gia kiểm kê:
• Nhập Họ và tên, Chức vụ, Đại diện, Vai trò của người tham gia kiểm kê.
• Nhấn vào biểu tượng dấu cộng để thêm người tham gia kiểm kê.
• Kể từ lần kiểm kê sau, chỉ cần tích chọn Thêm người kiểm kê từ lần nhập trước để tự động lấy ban kiểm kê đã khai báo.

Lưu ý: Thông tin ban kiểm kê chỉ hiển thị trên Biên bản kiểm kê (mẫu C53) khi anh/chị tích chọn và khai báo ban kiểm kê trực tiếp trên chứng từ kiểm kê tài sản trong phân hệ Tài sản.

Nội dung trên áp dụng cho kiểm kê tài sản trên phân hệ Tài sản của phần mềm QLTS, không áp dụng cho kiểm kê công cụ dụng cụ (CCDC) hay kiểm kê trên Mobile hay Tổng kiểm kê.

Bước 5: Ghi nội dung kiểm kê tại phần Ghi chú (nếu muốn) và nhấn Lưu, chứng từ kiểm kê tài sản được lưu trữ trên phần mềm ở mục Tài sản\Kiểm kê, tab Kiểm kê.

Bước 6: Tích vào biểu tượng máy in, để in biên bản kiểm kê tài sản cố định (C53-HD/C53).

Bước 1: Vào menu Tài sản\Kiểm kê, tại tab Quy trình\Xuất khẩu danh sách tài sản để thực hiện kiểm kê tài sản thực tế ngoài đơn vị, chọn Tham số để xuất khẩu Danh sách tài sản cần kiểm kê

• Tài sản thuộc bộ phận: Chọn bộ phận cần kiểm kê tài sản.
• Tùy chọn tệp: Tích chọn Xuất khẩu tài sản thuộc mỗi bộ phận thành một tệp trong trường hợp bạn muốn xuất khẩu mỗi bộ phận thành 1 tệp. 

Bước 2: Sau khi kiểm kê tại đơn vị xong anh/chị vào Tài sản\Kiểm kê tại tab Kiểm kê nhấn Thêm chứng từ\Kiểm kê thông thường.

• Lưu ý: Để đảm bảo số liệu chính xác trên sổ sách báo cáo, anh/chị cần lập chứng từ hao mòn trước khi lập chứng từ kiểm kê.

Bước 3: Nhập thông tin chứng từ kiểm kê tài sản

• Phần mềm tự động sinh thông tin Số phiếu; Ngày lập phiếu; Ngày kiểm kê. Bạn có thể chỉnh sửa thông tin này nếu muốn.
• Bộ phận: Chọn Phòng ban sử dụng tài sản cần thực hiện kiểm kê.
  (Lưu ý: Khi kiểm kê năm để lên được số liệu đầy đủ thì Bộ phận chọn Tất cả, nếu đơn vị cần kiểm kê theo phòng ban, thì tích chọn chi tiết từng phòng ban)
• Ghi chú: Nhập ghi chú, lý do kiểm kê.
• Tích chọn Chọn ban kiểm kê để khai báo các thành phần tham gia kiểm kê:
  • Nhập Họ và tên, Chức vụ, Đại diện, Vai trò của người tham gia kiểm kê.
  • Nhấn vào biểu tượng dấu cộng để thêm người tham gia kiểm kê.
  • Nhấn biểu tượng thùng rác nếu muốn xóa người tham gia kiểm kê.
  • Nhấn vào biểu tượng mũi tên để đổi thứ tự của người tham gia kiểm kê.
  • Kể từ lần kiểm kê sau, chỉ cần tích chọn Thêm người kiểm kê từ lần nhập trước để tự động lấy ban kiểm kê mà anh/chị đã khai báo.

Bước 4: Khai báo thông tin tài sản kiểm:

• Phần mềm lấy lên danh sách tài sản theo Bộ phận sử dụng đã chọn ở trên.
• Thực hiện kiểm kê tài sản và ghi nhận kết quả vào phần mềm bằng cách nhấn vào biểu tượng cây bút để chỉnh sửa thông tin. Nếu không nhấn chỉnh sửa (biểu tượng cây bút) thì anh/chị sẽ không nhập được các thông tin ở cột Theo kiểm kê, Tình trạng sử dụng, Ghi chú.

• Cán bộ QLTS nhập lại thông tin tài sản sau kiểm kê vào cột Theo kiểm kê, bao gồm: Số lượng, Nguyên giá, Giá trị còn lại. Phần mềm tự động tính Chênh lệch về Số lượng, Nguyên giá, Giá trị còn lại.
• Anh/chị chọn Tình trạng sử dụng (Sử dụng tốt, Bị hỏng sắp hết thời gian sử dụng, Bị hỏng đã hết thời gian sử dụng, Đã thu hồi, Bị mất.) cho tài sản.
  • Tình trạng tài sản chỉ đưa vào để theo dõi, không hiển thị lên các mẫu Biên bản và Báo cáo kiểm kê để tránh ảnh hưởng đến biểu mẫu theo quy định chung của Thông tư.
  • Anh/chị có thể cập nhật nhiều tình trạng tài sản cùng lúc bằng cách sử dụng tính năng nhập khẩu, anh/chị xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Phần mềm tự gợi ý Hình thức xử lý dựa vào số Chênh lệch.

• Anh/chị có thể nhập cột Ghi chú nếu cần.
• Nhấn Lưu. Sau khi kiểm kê, cán bộ QLTS căn cứ vào Hình thức xử lý (Ghi tăng, Ghi giảm, Đánh giá lại…) để lập các chứng từ tương ứng.

Lưu ý: Cán bộ QLTS chỉ sửa/xóa chứng từ kiểm kê tài sản khi:

• Tài sản chưa ghi giảm trước ngày kiểm kê.
• Chưa phát sinh các nghiệp vụ: Đánh giá lại, Trích khấu hao, Điều chuyển sau ngày kiểm kê.

Bước 1: Thiết lập kiểm kê tài sản bằng mã vạch Để kiểm kê bằng mã vạch, trước hết anh/chị cần thiết lập nghiệp vụ và in tem gắn mã cho từng tài sản: Vào bánh răng Thiết lập\Tùy chọn nghiệp vụ. Tại mục Quản lý tài sản, tích chọn Quản lý tài sản/CCDC theo mã vạch. Chọn dạng mã vạch Bar code hoặc QR code. Nhấn Đồng ý. Bước 2: In tem gắn mã vạch cho tài sản Tại menu Tài sản\Kiểm kê tại tab Quy trình\In tem tài sản. Tại mục In tem tài sản, anh/chị tùy chọn mẫu tem; khổ giấy in; kích thước tem;…   Nhấn vào Danh sách mẫu để xem các mẫu tem và tùy chọn thông tin hiển thị trên tem. Tích chọn từng trường thông tin hiển thị trên tem. Nhấn Lưu. Tại mục Danh sách tài sản in tem, nhấn Thêm tài sản, tích chọn tài sản cần in tem. Nhấn Đồng ý. Nhấn Xem trước khi in để xem trước tem in tài sản trước khi in hàng loạt Chọn Tải về để tải tem về máy dưới nhiều định dạng (PDF, Excel, Word).  Sau khi in tem, anh/chị thực hiện dán tem lên từng tài sản tương ứng. Bước 3: Kiểm kê bằng điện thoại Anh/chị có thể lập chứng từ kiểm kê bằng điện thoại theo hướng dẫn tại đây. Hoặc trên máy tính bằng cách tại mục Danh sách chứng từ, chọn Thêm chứng từ\Kiểm kê bằng mobile. Chọn Bộ phận sử dụng tài sản cần thực hiện kiểm kê, phần mềm tự động hiển thị danh sách tài sản thuộc bộ phận/phòng ban đó tại Danh sách tài sản. Anh/chị có thể thêm thành phần kiểm kê và ý kiến giải quyết số chênh lệch tại mục Ban kiểm kê. Nếu nhấn Lưu, phần mềm sẽ lưu lại chứng từ vừa lập. Nhấn Lưu và kiểm kê để bắt đầu kiểm kê trên ứng dụng điện thoại.  Bắt đầu thực hiện kiểm kê trên điện thoại. Để thực hiện kiểm kê bằng điện thoại, anh/chị vào chợ ứng dụng trên điện thoại để tải ứng dụng MISA QLTS – Quản lý tài sản. Đăng nhập tài khoản. Tại mục Cần kiểm kê chương trình hiển thị phiếu kiểm kê là chứng từ đã lập trên phần mềm trước đó. Nhấn vào biểu tượng dấu cộng để thêm chứng từ kiểm kê Tại màn hình Thêm chứng từ kiểm kê  Kiểm kê đến ngày: Phần mềm mặc định lấy lên ngày cuối cùng của năm làm việc trước anh/chị có thể sửa lại nếu muốn Ngày lập phiếu, ngày kiểm kê: Mặc định lấy lên ngày hiện tại anh/chị có thể sửa lại nếu muốn Bộ phận: Có thể chọn tất cả hoặc chọn các phòng ban cần kiểm kê tại đơn vị. Sau khi chọn bộ phận cần kiểm kê phần mềm hiển thị chi tiết danh sách tài sản cần kiểm kê bên dưới 11. Anh/chị thêm thông tin người kiểm kê tài sản bằng cách chọn Ban kiểm kê Để thêm thành viên kiểm kê anh/chị chọn Thêm thành viên sau đó nhập thông tin người kiểm kê  Nhập họ tên người kiểm kê, chức vụ và vai trò người kiểm kê (nếu là đại diện ban anh/chị tích chọn Là đại diện ban), sau đó chọn Thêm Để sửa thông tin các thành viên trong ban kiểm kê anh/chị chọn Thành viên muốn sửa, sau đó chọn biểu tượng 3 chấm, chọn Chỉnh sửa sau đó sửa thông tin thành viên kiểm kê, Nhấn Lưu để lưu thông tin đã sửa. Để xóa thông tin người kiểm kê anh/chị chọn Xóa, sau đó chọn Xóa để chắc chắn xóa thành viên Anh/chị chọn Bắt đầu kiểm kê để thực hiện kiểm kê tài sản tại đơn vị. Anh/chị bắt đầu kiểm kê tài sản bằng cách quét mã QR hoặc Bar code trên tài sản Khi quét đúng mã code của tài sản trong bộ phận kiểm kê, phần mềm sẽ hiển thị thông tin cơ bản của tài sản. Để sửa tình trạng sử dụng của tài sản anh/chị chọn biểu tượng cây bút, tích chọn tình trạng sử dụng phù hợp của tài sản (có thể nhập ghi chú nếu có), sau đó chọn Cập nhật. Các tài sản được kiểm kê sẽ tự động thêm vào danh sách Đã kiểm kê và lưu lại vào máy của người dùng.  Trường hợp muốn xóa thông tin kiểm kê của tài sản đó anh/chị chọn biểu tượng thùng rác, chọn Xóa để chắc chắn xóa. Trường hợp quét mã tài sản nhưng không có thông tin tài sản trong danh sách tài sản, anh/chị chọn Tại đây để khai báo thông tin tài sản, khai báo thông tin tài sản sau đó chọn Ghi nhận kiểm kê. Sau khi thực hiện kiểm kê đầy đủ các tài sản trong bộ phận sử dụng tài sản cần kiểm kê anh/chị chọn Xong. Nếu anh/chị chưa hoàn thành kiểm kê xong cho tất cả các tài sản trong bộ phận sử dụng phần mềm sẽ hiển thị thông báo. Nếu muốn tạm dừng kiểm kê và để thực hiện kiểm kê tiếp anh/chị chọn chứng từ, phần mềm sẽ tự động quét mã tài sản Nếu muốn xem kết quả kiểm kê và đi đến hoàn thành kiểm kê anh/chị chọn xem kết quả. Màn hình hiển thị tình hình kiểm kê tại đơn vị bao gồm tài sản đã kiểm kê, chưa kiểm kê, danh sách tài sản kiểm kê ngoài danh sách. Để xem chi tiết thông tin tài sản anh/chị chọn Chi tiết, để thu gọn danh sách anh/chị chọn biểu tượng hình tam giác, để tìm kiếm tài sản anh/chị nhập trường thông tin vào biểu tượng tìm kiếm. Để hoàn thành kiểm kê anh/chị chọn Hoàn thành kiểm kê.

Cán bộ QLTS cũng thực hiện Thiết lập kiểm kê tài sản bằng mã vạch và In tem gắn mã vạch cho tài sản.

Bước 1: Vào Tài sản\Kiểm kê, nhấn Lập chứng từ kiểm kê, chọn Kiểm kê bằng máy quét mã.

Bước 2: Chọn Bộ phận sử dụng tài sản cần thực hiện kiểm kê. Chọn phương thức thêm tài sản ở chứng từ sau đó đưa máy quét vào mã vạch gắn trên từng tài sản để quét mã.

Bước 3: Tích chọn tùy chọn kiểm kê

• Nếu chọn Thêm tài sản xuống dòng chi tiết khi bắn mã thì sau khi quét mã, thông tin tài sản sẽ tự động hiển thị ở danh sách tài sản. Mỗi mã tài sản sẽ hiển thị ở 1 dòng riêng.
  
• Nếu chọn Tự nhập số lượng thì sau khi quét mã, anh/chị cần tự nhập tay số lượng tài sản và nhấn Cập nhật để đưa tài sản vào danh sách chi tiết.

Bước 4: Sau khi kiểm kê xong, nhấn Lưu để lưu chứng từ.

3.1. Làm thế nào khi đơn vị đã thực hiện kiểm kê trong năm (ví dụ năm 2025) nhưng phát hiện còn thiếu tài sản hoặc cần kiểm kê bổ sung?

Giải pháp: Trong trường hợp kiểm kê bị sai số liệu, còn thiếu tài sản hoặc cần kiểm kê bổ sung, tại danh sách chứng từ kiểm kê, anh/chị xóa chứng từ kiểm kê bằng cách nhấn vào biểu tượng thùng rác. Sau khi xóa, anh/chị thực hiện Thêm chứng từ kiểm kê mới để ghi nhận đầy đủ tài sản thực tế. 

3.2. Không sửa được Ngày lập phiếu / Ngày kiểm kê sang 01/01/2026

Vấn đề: Anh/chị đang lập chứng từ kiểm kê nhưng không sửa được Ngày lập phiếu hoặc Ngày kiểm kê, theo ngày thực tế (chẳng hạn kiểm kê năm 2025 nhưng muốn chỉnh thành 01/01/2026). Dù đã xóa chứng từ và lập lại, phần mềm vẫn không cho lưu.

Nguyên nhân: Phần mềm mặc định Ngày lập phiếu và Ngày kiểm kê là 31/12 của năm đang làm việc. Nghiệp vụ kiểm kê chỉ được thực hiện trong phạm vi năm hiện tại (ví dụ năm 2025), nên hệ thống không cho phép nhập ngày thuộc năm sau như 01/01/2026, vì vậy chứng từ sẽ không lưu được.

Giải pháp:

• Với năm 2025, anh/chị bắt buộc phải để Ngày lập phiếu và Ngày kiểm kê = 31/12/2025, phần mềm không hỗ trợ lập kiểm kê năm 2025 với ngày thuộc năm 2026.
• Trường hợp anh/chị cần thể hiện ngày 01/01/2026 để in ấn hoặc lưu hồ sơ nội bộ, sau khi lập và lưu chứng từ kiểm kê trên phần mềm với ngày 31/12/2025, anh/chị thực hiện xuất khẩu chứng từ ra Excel, sau đó mở file Excel và chỉnh lại ngày theo nhu cầu sử dụng.

3.3. Làm thế nào để thêm thành viên trong biên bản kiểm kê

Khi đang lập biên bản kiểm kê hoặc lập xong và đã lưu, nhưng muốn khai báo thêm thành viên trong ban kiểm kê, anh/chị làm như sau:

• Bước 1: Tại thanh menu bên trái, chọn phân hệ Tài sản, chọn Kiểm kê và nhấn Sửa (biểu tượng hình chiếc bút cuối kỳ).

• Bước 2: Nhấn vào dấu cộng tại phần Chọn ban kiểm kê dể thêm thành viên
• Bước 3: Nhập Họ và tên, Chức vụ, Đại diện, Vai trò của người tham gia 
• Bước 4: Nhấn Lưu để lưu lại chứng từ kiểm kê và in mẫu C53-HD (nếu muốn)

3.4. Vì sao khi lập chứng từ kiểm kê tài sản trên phần mềm của năm hiện tại, nhưng không hiển thị đủ tài sản, đặc biệt trong trường hợp đã lập chứng từ ghi giảm, điều chuyển hoặc chuyển TSCĐ sang CCDC sau ngày kiểm kê?

Nguyên nhân: Khi lập chứng từ kiểm kê tài sản, nếu anh/chị thấy không hiển thị đủ tài sản hoặc bị thiếu tài sản trong danh sách kiểm kê, nguyên nhân thường là do đã phát sinh các chứng từ làm thay đổi trạng thái tài sản sau ngày kiểm kê như: ghi giảm tài sản, điều chuyển tài sản, hoặc chuyển TSCĐ sang CCDC.

Giải pháp: Trên phần mềm, các chứng từ phải được lập theo đúng thứ tự thời gian phát sinh. Hệ thống sẽ căn cứ vào trạng thái tài sản tại thời điểm chứng từ gần nhất. Vì vậy nếu đã lập chứng từ ngày sau (ví dụ 25/08/2025) trước, thì khi lập chứng từ kiểm kê ngày trước đó (24/08/2025) tài sản có thể không còn hiển thị để kiểm kê. Anh/chị thực hiện:

• Bước 1: Tạm thời xóa các chứng từ ghi giảm/điều chuyển phát sinh sau ngày kiểm kê
• Bước 2: Lập chứng từ kiểm kê tài sản với đúng ngày kiểm kê.
• Bước 3: Sau khi hoàn thành kiểm kê, lập lại chứng từ ghi giảm hoặc điều chuyển theo ngày phát sinh ban đầu.

Lưu ý: Áp dụng cho trường hợp lập chứng từ kiểm kê TSCĐ trong năm nay.

3.5. Làm thế nào khi lập chứng từ kiểm kê tài sản cố định của năm cũ, phần mềm báo “Đơn vị cần lập chứng từ kiểm kê theo trình tự thời gian. Để lập chứng từ kiểm kê vui lòng xóa chứng từ sau”?

Nguyên nhân: TSCĐ trên phần mềm có tính chất theo dõi liên tục giữa các năm. Vì vậy, nếu đã phát sinh chứng từ ở các năm sau như: ghi giảm, đánh giá lại, điều chuyển, hao mòn, kiểm kê… thì không thể lập hoặc sửa lại chứng từ kiểm kê của năm cũ. Anh/chị đang lập chứng từ kiểm kê TSCĐ của năm cũ nên phần mềm báo lỗi trên.

Giải pháp: Anh/chị không nên lập lại chứng từ kiểm kê TSCĐ của năm cũ, không xóa chứng từ đã lập sau thời điểm kiểm kê TSCĐ vì có thể ảnh hưởng đến báo cáo đã nộp. Trường hợp chỉ muốn xem lại số liệu kiểm kê của năm cũ, nên mở lại báo cáo đã lập trước đó hoặc báo cáo sổ tài sản thay vì làm lại chứng từ kiểm kê TSCĐ.

3.6. Làm thế nào để điền thông tin giờ trên Biên bản kiểm kê TSCĐ hoặc Biên bản kiểm kê CCDC khi in từ phần mềm?

Trả lời: Hiện tại, phần mềm chưa hỗ trợ nhập trực tiếp thông tin giờ trên biên bản kiểm kê tài sản cố định (TSCĐ) hoặc công cụ dụng cụ (CCDC) khi lập và in biên bản trên hệ thống.

Vì vậy, khi cần bổ sung thông tin giờ kiểm kê trên biên bản, anh/chị có thể thực hiện một trong hai cách sau:

• In biên bản kiểm kê ra giấy rồi ghi bổ sung giờ kiểm kê bằng tay.

• Xuất khẩu biên bản kiểm kê ra Excel, sau đó điền thêm thông tin giờ trước khi in hoặc lưu trữ.

Cách này giúp anh/chị vẫn hoàn thiện đầy đủ thông tin trên biên bản kiểm kê theo nhu cầu sử dụng.

3.7. Làm thế nào khi lập chứng từ kiểm kê TSCĐ, phần mềm báo “Đơn vị cần lập chứng từ ghi tăng cho tài sản trước khi kiểm kê. Nếu tiếp tục lập chứng từ kiểm kê thì có thể dẫn tới thiếu tài sản ở danh sách tài sản cần kiểm kê”?

Khi thực hiện kiểm kê, phần mềm báo cần ghi tăng, nguyên nhân thường do anh/chị đang có TSCĐ ở trạng thái Chưa ghi tăng trên Danh sách TSCD

Giải pháp: Anh/chị thực hiện như sau:

1. Vào Tài sản/Danh sách TSCD và lọc trạng thái Chưa ghi tăng
2. Kiểm tra lại các TSCĐ chưa ghi tăng:
   • Nếu TSCĐ quên chưa ghi tăng, thực hiện Ghi tăng theo hướng dẫn tại đây
   • Nếu TSCĐ khai báo thừa, thực tế đơn vị không có TSCĐ này, thực hiện xóa tài sản thừa.

3.8. Có cách nào lưu lại ban kiểm kê khi xóa biên bản kiểm kê để thực hiện lại không? Khi tích chọn thêm người kiểm kê từ lần nhập trước, phần mềm báo chưa có dữ liệu ban kiểm kê thì làm thế nào?

Trả lời: Nút tích Thêm người kiểm kê từ lần nhập trước để tự động lấy ban kiểm kê đã khai báo lên Biên bản kiểm kê (BBKK) theo cơ chế như sau:

• Khi lập BBKK mới, anh/chị có thể tích chọn Thêm người kiểm kê từ lần nhập trước để lấy lại ban kiểm kê từ biên bản kiểm kê gần nhất (có thể là năm trước hoặc trong năm hiện tại).
• Tuy nhiên, nếu tất cả các BBKK trước đó không có ban kiểm kê hoặc các chứng từ có ban kiểm kê đã bị xóa, thì không có cách nào lấy lại thông tin ban kiểm kê => Trong trường hợp này, anh/chị cần nhập lại ban kiểm kê thủ công khi lập biên bản mới.

3.9. Thêm chứng từ kiểm kê, bấm thêm tài sản nhưng không hiện tài sản lên để chọn thì làm thế nào? Thêm chứng từ kiểm kê nhưng không thấy hiển thị tài sản để kiểm kê

Nguyên nhân: Trường hợp thêm chứng từ kiểm kê, bấm thêm tài sản nhưng không hiện tài sản lên để chọn, hoặc không thấy hiển thị tài sản để kiểm kê, nguyên nhân do anh/chị chưa chọn Bộ phận kiểm kê.

Giải pháp: Anh/chị vào Tài sản\Kiểm kê, tab Kiểm kê, nhấn Thêm chứng từ và chọn Bộ phận kiểm kê là Tất cả hoặc bộ phận chi tiết. Sau khi chọn, danh sách tài sản sẽ được hiển thị để thực hiện kiểm kê.