1. Tổng quan
Bài viết giúp anh/chị nắm được các bước chính khi khai báo tài sản cố định (TSCĐ) vô hình như Phần mềm ứng dụng, Quyền tác giả và quyền liên quan đến quyền tác giả, Quyền sở hữu công nghiệp, Quyền đối với giống cây trồng, Thương hiệu của đơn vị sự nghiệp công lập và Tài sản cố định vô hình khác trên phần mềm quản lý tài sản, đảm bảo nhập liệu đúng quy định và quản lý hiệu quả.
Nội dung bài viết gồm: Các bước khai báo TSCĐ vô hình, bao gồm: lựa chọn loại tài sản, nhập thông tin chi tiết (nguyên giá, bộ phận sử dụng, nguồn hình thành…), khai báo hiện trạng sử dụng, thông tin khấu hao/hao mòn phù hợp với từng loại hình
Nguyên tắc xác định:
- Trường hợp tài sản có nguyên giá từ 10 triệu đồng trở lên thì khai báo là tài sản cố định vô hình.
- Trường hợp nguyên giá nhỏ hơn 10 triệu đồng thì không ghi nhận là tài sản cố định mà hạch toán công cụ dụng cụ.
Một số phần mềm ứng dụng hay dùng: phần mềm kế toán, phần mềm quản lý tài sản, phần mềm quản lý thiết bị thư viện, phần mềm quản lý học sinh, phần mềm quản lý nhân sự, bản quyền phần mềm của Microsoft Office, WPS Office,…
2. Các bước thực hiện
Bước 1: Thêm tài sản
- Vào Tài sản\tại tab Danh sách tài sản, nhấn Thêm ở góc trên bên phải màn hình\chọn Thêm tài sản hoặc vào menu Tài sản\tại tab Quy trình nhấn Khai báo tài sản\chọn Thêm tài sản
- Chọn loại tài sản TSCĐ vô hình
Bước 2: Khai báo thông tin chi tiết của tài sản
Bạn khai báo thông tin chi tiết theo hướng dẫn bên dưới, phần dấu * bắt buộc phải điền
Khai báo Thông tin Tài sản
Lưu ý về Nguyên giá:
Trường hợp nguyên giá nhỏ hơn 10 triệu -> Khai báo CCDC theo hướng dẫn tại đây
Trường hợp TSCĐ có giá trị từ 10 triệu trở lên, anh/chị khai báo các thông tin chi tiết:
- Loại tài sản: Chọn theo danh mục TSCĐ vô hình hoặc Loại tài sản theo từng nhóm tài sản đã khai báo.
- Mã tài sản: Phần mềm tự động sinh Mã tài sản tiếp theo dựa trên mã của tài sản gần nhất, có thể chỉnh sửa nếu muốn.
- Tên tài sản: Nhập theo nhu cầu quản lý của đơn vị
- Lý do tăng: Tiếp nhận, Mua sắm, Kiểm kê phát hiện thừa hoặc Khác. Nếu anh/chị chọn Lý do tăng là Mua sắm thì tại mục Thông tin công khai cần chọn thêm Phương thức mua sắm gồm: Mua sắm tập trung, Mua sắm phân tán và Phương thức khác.
Trường hợp anh/chị chọn Phương thức mua sắm là Mua sắm tập trung nhưng trên phần mềm không hiển thị tên Đơn vị mua sắm tập trung nên không ghi tăng được tài sản, nguyên nhân là do đơn vị mua sắm tập trung đó không sử dụng phần mềm MISA QLTS. Hiện tại phần mềm chỉ cho phép chọn các đơn vị mua sắm tập trung có sử dụng MISA QLTS.
Nếu không có đơn vị mua sắm tập trung mong muốn, anh/chị có thể chuyển sang Phương thức mua sắm là Phương thức khác để tiếp tục khai báo và ghi tăng được tài sản.
- Số lượng: Được mặc định là 1 và không cho phép nhập số lượng lớn hơn 1 (Thông tư 23/2023/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định chế độ quản lý, tài sản cố định không được phép nhập số lượng >1 cho một mã tài sản cố định).
- Chọn Bộ phận sử dụng tài sản. Nhấn vào biểu tượng dấu (+) để thêm nhanh bộ phận sử dụng (nếu cần)
- Chọn Người sử dụng trong danh sách được khai báo tại Danh mục Người sử dụng.
- Chọn Nhóm tài sản trong danh sách được khai báo tại Danh mục Nhóm tài sản/CCDC.
- Chọn Đơn vị quản lý (nếu cần) trong danh sách được khai báo tại Danh mục Bộ phận sử dụng
- Chọn Người quản lý trong danh sách được khai báo tại Danh mục Người sử dụng.
- Thông tin chi tiết khác: Hình thức bố trí sử dụng, dự án …
- Lưu ý: Không thể nhập trực tiếp Số quyết định trang cấp. Để chọn được thông tin này, anh/chị cần khai báo Quyết định trang cấp trước trên phần mềm.
-
Lưu ý việc chọn nguồn hình thành TSCĐ trên QLTS
| Tên nguồn | Trên QLTS chọn nguồn khi Khai báo TSCĐ |
| Nguồn NSNN | Nguồn NSNN tương ứng (VD: NS Xã tự chủ…) |
| Nguồn thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ (TK 531, 642) | Nguồn khác, (hoặc tự thêm tại Danh mục nguồn kinh phí) |
| Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp | Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp |
| Nguồn viện trợ, tài trợ, biếu tặng nhỏ lẻ, xã hội hóa | Nguồn viện trợ, tài trợ, biếu tặng nhỏ lẻ, xã hội hóa |
| Nhận bằng hiện vật | Nguồn NSNN tương ứng (VD: NS Xã tự chủ…) |
| Quỹ phúc lợi | Quỹ phúc lợi |
| Nguồn viện trợ, tài trợ nước ngoài | Nguồn viện trợ, tài trợ |
| Phí, lệ phí để lại | Phí, lệ phí để lại |
- Nguồn hình thành: Khai báo Nguồn hình thành tài sản. Nhập Giá trị nhận được từ mỗi nguồn tương ứng.
- Nhấn vào biểu tượng dấu + để thêm nguồn hình thành.
Khai báo thông tin kê khai
- Loại tài sản kê khai: Phần mềm tự động xác định dựa vào loại tài sản
- Hiện trạng sử dụng: Phần mềm cho phép nhập thông tin theo loại hình đơn vị:
– Đối với đơn vị quản lý hành chính: Chỉ được nhập hiện trạng là Quản lý nhà nước, sử dụng khác.
– Đối với đơn vị hoạt động sự nghiệp: Chỉ được nhập hiện trạng là HĐSN-Không KD, HĐSN-Kinh doanh, HĐSN-Cho thuê, HĐSN-LDLK, Sử dụng khác.
Khai báo thông tin khấu hao/hao mòn
a. Nếu tài sản chỉ tính hao mòn: TSCĐ chỉ dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp
-
- Nhập Ngày mua, Ngày bắt đầu sử dụng, Ngày ghi tăng, trong đó:
- Ngày bắt đầu sử dụng: Là ngày đơn vị đưa tài sản vào sử dụng, căn cứ vào QĐ, biên bản bàn giao.
- Ngày ghi tăng: Là ngày đơn vị ghi nhận TSCĐ vào sổ kế toán, thuộc năm tài chính hiện tại đang làm việc trên phần mềm.
- Lưu ý: Ngày ghi tăng KHÔNG để năm nhỏ hơn năm làm việc, vì sẽ làm sai lệch với báo cáo tài sản đã nộp.
- Năm theo dõi mặc định là năm làm việc hiện tại.
- Nhập Ngày bắt đầu tính hao mòn
- Số năm sử dụng: Phần mềm tự động lấy theo loại tài sản đã khai báo.
- Tỷ lệ hao mòn (%): Tính theo công thức bằng 1/ số năm sử dụng x 100%.
- Hao mòn/Khấu hao năm: Tính theo công thức bằng Nguyên giá * Tỷ lệ hao mòn.
- Số năm sử dụng còn lại: Phần mềm tự động tính theo công thức bằng Số năm sử dụng – (Năm theo dõi – Năm của ngày bắt đầu tính hao mòn).
- Ngày kết thúc tính hao mòn: Là ngày 31/12 của năm (Năm theo dõi + Số năm sử dụng còn lại – 1).
- Nhập Hao mòn lũy kế nếu có.
- Nhập Ngày mua, Ngày bắt đầu sử dụng, Ngày ghi tăng, trong đó:
b. Nếu tài sản chỉ trích khấu hao: TSCĐ chỉ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh
- Nhập Ngày mua, Ngày bắt đầu sử dụng, Ngày ghi tăng, trong đó:
- Ngày bắt đầu sử dụng: Là ngày đơn vị đưa tài sản vào sử dụng, căn cứ vào QĐ, biên bản bàn giao.
- Ngày ghi tăng: Là ngày đơn vị ghi nhận TSCĐ vào sổ kế toán, thuộc năm tài chính hiện tại đang làm việc trên phần mềm.
- Lưu ý: Ngày ghi tăng KHÔNG để năm nhỏ hơn năm làm việc, vì sẽ làm sai lệch với báo cáo tài sản đã nộp.
- Năm theo dõi mặc định là năm làm việc hiện tại.
- Nhập Ngày bắt đầu trích khấu hao.
- Kỳ trích khấu hao: Chọn theo Tháng/Quý.
- Số tháng/quý trích khấu hao: Đơn vị nhập theo nhu cầu quản lý tại đơn vị hoặc theo quy định tại địa phương, quy tắc:
- Nếu khấu hao theo tháng: Số tháng trích khấu hao = số năm sử dụng đơn vị xác định x 12.
- Nếu khấu hao theo quý: Số quý trích khấu hao = số năm sử dụng đơn vị xác định x 4.
- Số tháng/quý trích khấu hao còn lại:
- Tài sản mới: Nhập bằng Số tháng/kỳ trích khấu hao đã xác định ở trên
- Tài sản cũ: Lấy Số tháng/quý trích khấu hao trừ đi Số tháng/quý đã trích khấu hao tính đến thời điểm ngày ghi tăng.
- Giá trị trích khấu hao: Bằng nguyên giá tài sản, không chỉnh sửa thông tin này.
- Khấu hao lũy kế: Với tài sản mới (=0); Với tài sản cũ (= Khấu hao kỳ x Số kỳ tròn + Khấu hao kỳ đầu tiên)
- Giá trị còn lại: Phần mềm tự động tính.
c. Nếu tài sản vừa tính hao mòn vừa chỉ trích khấu hao: TSCĐ vừa dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, vừa dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh
- Nhập Ngày mua, Ngày bắt đầu sử dụng, Ngày ghi tăng, trong đó:
- Ngày bắt đầu sử dụng: Là ngày đơn vị đưa tài sản vào sử dụng, căn cứ vào QĐ, biên bản bàn giao.
- Ngày ghi tăng: Là ngày đơn vị ghi nhận TSCĐ vào sổ kế toán, thuộc năm tài chính hiện tại đang làm việc trên phần mềm.
- Lưu ý: Ngày ghi tăng KHÔNG để năm nhỏ hơn năm làm việc, vì sẽ làm sai lệch với báo cáo tài sản đã nộp.
- Năm theo dõi mặc định là năm làm việc hiện tại.
- Nhập Ngày bắt đầu tính hao mòn
- Số năm sử dụng: Phần mềm tự động lấy theo loại tài sản đã khai báo.
- Tỷ lệ hao mòn (%): Tính theo công thức bằng 1/ số năm sử dụng x 100%.
- Hao mòn/Khấu hao năm: Tính theo công thức bằng Nguyên giá * Tỷ lệ hao mòn.
- Số năm sử dụng còn lại: Phần mềm tự động tính theo công thức bằng Số năm sử dụng – (Năm theo dõi – Năm của ngày bắt đầu tính hao mòn).
- Ngày kết thúc tính hao mòn: Là ngày 31/12 của năm (Năm theo dõi + Số năm sử dụng còn lại – 1).
- Nhập Ngày bắt đầu trích khấu hao.
- Kỳ trích khấu hao: Chọn theo Tháng/Quý.
- Giá trị trích khấu hao: Nhập tương ứng với giá trị từng Nguồn hình thành tài sản và tỷ lệ đưa vào HĐ SXKD.
- Khấu hao lũy kế: Với tài sản mới (=0); Với tài sản cũ (= Khấu hao kỳ x Số kỳ tròn + Khấu hao kỳ đầu tiên)
- Số tháng/quý trích khấu hao: Đơn vị nhập theo nhu cầu quản lý tại đơn vị hoặc theo quy định tại địa phương, quy tắc:
- Nếu khấu hao theo tháng: Số tháng trích khấu hao = số năm sử dụng đơn vị xác định x 12.
- Nếu khấu hao theo quý: Số quý trích khấu hao = số năm sử dụng đơn vị xác định x 4.
- Số tháng/quý trích khấu hao còn lại:
- Tài sản mới: Nhập bằng Số tháng/kỳ trích khấu hao đã xác định ở trên
- Tài sản cũ: Lấy Số tháng/quý trích khấu hao trừ đi Số tháng/quý đã trích khấu hao tính đến thời điểm ngày ghi tăng.
- Giá trị trích khấu hao còn lại: Bằng Giá trị trích khấu hao – Khấu hao lũy kê.
- Tự nhập Hao mòn và khấu hao lũy kế = HM lũy kế + KH lũy kế
- Giá trị còn lại: Phần mềm tự động tính.
Tự động ghi tăng tài sản
- Sau khi khai báo xong các thông tin tài sản, nếu muốn ghi tăng tài sản luôn thì tích chọn Tự động ghi tăng.
- Tại mục Số lượng nhân bản thêm: Nhập số tài sản muốn nhân bản thêm, áp dụng khi các tài sản có cùng loại, đặc điểm và giá trị.
- Ví dụ: Đơn vị có 2 phần mềm cùng đặc điểm, khi khai báo, nhập Số lượng nhân bản thêm = 1 → phần mềm sẽ tự động tạo 2 TSCĐ (1 TSCĐ đang khai, 1 TSCĐ nhân bản thêm).
Bước 3: Lưu tài sản
- Nhấn Lưu để lưu tài sản.Nhấn Lưu và thêm mới để lưu và tiếp tục thêm mới tài sản khác.
- Sau khi lưu và ghi tăng tài sản, tài sản hiển thị tại Danh sách tài sản cố định và Danh sách chứng từ ghi tăng.
