1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn anh/chị cách điền dữ liệu vào tệp Excel nhập khẩu tài sản đúng định dạng, đầy đủ thông tin và hạn chế lỗi khi nhập khẩu vào phần mềm QLTS. Việc nhập khẩu dữ liệu tài sản số lượng lớn từ tệp Excel vào phần mềm QLTS là nghiệp vụ quan trọng giúp tiết kiệm thời gian so với việc nhập thủ công từng tài sản. Tuy nhiên, nếu anh/chị điền sai định dạng, thiếu thông tin bắt buộc hoặc mã danh mục không khớp với phần mềm, hệ thống sẽ báo lỗi và không thể thực hiện nhập khẩu thành công.
Lưu ý: Bài viết này hướng dẫn cách nhập liệu cho Tệp nhập khẩu mặc định (đầy đủ thông tin). Nếu anh/chị sử dụng Tệp nhập khẩu rút gọn (chỉ gồm các thông tin bắt buộc), cách điền dữ liệu về cơ bản là tương tự, tuy nhiên vị trí các cột có thể thay đổi. Anh/chị cần rà soát kỹ để tránh nhập nhầm dữ liệu.
2. Các bước thực hiện
Bước 1: Khai báo danh mục
Trước khi nhập dữ liệu, anh/chị cần phải khai báo đầy đủ các danh mục theo thực tế tại đơn vị:
Bước 2: Tải tệp Excel mẫu về máy tính
- Vào Tài sản\Danh sách tài sản, nhấn Thêm, chọn Nhập khẩu.
- Chọn Nhập khẩu từ Tệp Excel bất kỳ, chọn Tải tệp mẫu, sau đó chọn Tệp nhập khẩu mặc định.
Bước 3: Nhập dữ liệu vào Tệp nhập khẩu mặc định
2.1. Thông tin chung
- Cột A – Nhóm tài sản: Chọn hoặc nhập nhóm tài sản có sẵn trong danh sách (đã khai báo trong danh mục Nhóm tài sản/CCDC), không nhập tay.
- Cột B – Mã loại tài sản (*): Chọn hoặc nhập mã loại tài sản có sẵn trong danh sách (đã khai báo trong danh mục Loại tài sản), không nhập tay.
- Cột C – Tên loại tài sản: Không nhập vào cột này, phần mềm tự động hiển thị theo mã loại tài sản tại cột B.
- Cột D – Mã tài sản (*): Nhập mã tài sản để quản lý tại đơn vị theo quy tắc:
- Mã tài sản chỉ bao gồm chữ cái chữ cái Latinh không dấu (A, B, C, D, E,…) và chữ số (0, 1, 2,…) viết liền nhau.
- Không chứa dấu khoảng cách, dấu phẩy, các ký tự đặc biệt và không dùng chữ cái Tiếng Việt có dấu (á, ă, â, đ, ê,…).
- Cột E – Tên tài sản (*): Nhập tên gọi cụ thể của tài sản.
- Cột F – Tên gọi khác: Nhập tên gọi khác của tài sản nếu có.
- Cột G – Đơn vị tính: Nhập đơn vị tính của tài sản.
- Cột H – Mã bộ phận sử dụng (*): Chọn hoặc nhập mã bộ phận sử dụng có sẵn trong danh sách (đã khai báo trong danh mục Bộ phận sử dụng (phòng ban)), không nhập tay.
- Cột I – Tên bộ phận sử dụng (*): Không nhập vào cột này, phần mềm tự động hiển thị theo mã bộ phận sử dụng cột H.
- Cột J – Mã đơn vị quản lý: Chọn hoặc nhập mã đơn vị quản lý có sẵn trong danh sách (đã khai báo trong danh mục Bộ phận sử dụng (phòng ban)), không nhập tay.
- Cột K – Tên đơn vị quản lý: Không nhập vào cột này, phần mềm tự động hiển thị theo mã bộ phận sử dụng cột J.
- Cột L – Lý do tăng (*): Chọn lý do tăng tài sản có sẵn trong danh sách, không nhập tay.
- Lưu ý: Nếu chọn Lý do tăng là “Mua sắm“, anh/chị bắt buộc phải nhập thêm ở cột BA – Phương thức mua sắm.
- Cột M – Mã người sử dụng: Chọn hoặc nhập mã người sử dụng có sẵn trong danh sách (đã khai báo trong danh mục Người sử dụng), không nhập tay.
- Cột N – Tên người sử dụng: Không nhập vào cột này, phần mềm tự động hiển thị theo mã người sử dụng cột M.
- Cột O – Mã người quản lý: Chọn hoặc nhập mã người quản lý có sẵn trong danh sách (đã khai báo trong danh mục Người sử dụng), không nhập tay.
- Cột P – Tên người quản lý: Không nhập vào cột này, phần mềm tự động hiển thị theo mã người sử dụng cột O.
- Cột Q – Hình thức bố trí sử dụng: Chọn hình thức bố trí sử dụng (nếu có) có sẵn trong danh sách, không nhập tay.
- Cột R – Số QĐ trang cấp: Nhập số quyết định trang cấp nếu có.
- Cột S – Ngày QĐ trang cấp: Nhập ngày quyết định trang cấp đúng định dạng ngày tháng năm.
- Cột T – Dự án: Nhập tên dự án có trong danh mục Dự án do Đơn vị chủ quản thiết lập (nếu có).
2.2. Thông tin nguyên giá và nguồn hình thành
- Cột U – Nguyên giá (*): Không nhập vào cột này, nguyên giá sẽ được tự động tính bằng tổng cộng nguyên giá hình thành từ các nguồn.
- Tài sản được hình thành từ nguồn nào thì anh/chị nhập số tiền tương ứng vào cột tên nguồn đó (từ cột V đến cột AI).
- Ví dụ: Đơn vị có tài sản hình thành từ 2 nguồn, cụ thể nguồn Xã tự chủ 10 triệu và Xã không tự chủ 20 triệu => Anh/chị nhập vào cột Ngân sách Xã tự chủ 10.000.000 và Ngân sách Xã không tự chủ 20.000.000, ô Nguyên giá sẽ tự động tính tổng cộng nguyên giá bằng 30.000.000.
2.3. Thông tin hao mòn
- Cột AJ – Ngày mua tài sản (*): Nhập ngày mua tài sản.
- Cột AK – Ngày bắt đầu sử dụng (*): Nhập ngày bắt đầu đưa tài sản vào sử dụng định dạng dd/mm/yyyy. Lưu ý: Ngày bắt đầu sử dụng phải lớn hơn hoặc bằng Ngày mua tài sản.
- Cột AL – Ngày ghi tăng (*): Nhập ngày ghi tăng tài sản trên sổ kế toán định dạng dd/mm/yyyy. Lưu ý: Ngày ghi tăng phải lớn hơn hoặc bằng Ngày mua tài sản.
- Cột AM – Ngày bắt đầu tính hao mòn (*): Nhập ngày bắt đầu tính hao mòn định dạng dd/mm/yyyy. Lưu ý: Ngày bắt đầu tính hao mòn phải lớn hơn hoặc bằng Ngày mua tài sản.
- Các cột:
- AN – Số năm sử dụng (*) và AO – Tỷ lệ hao mòn: Tự động nhảy số liệu theo Loại tài sản đã chọn trước đó.
- AP – Hao mòn/khấu hao năm: Được tự động tính bằng công thức Nguyên giá / Số năm sử dụng.
- Cột AQ – Hao mòn/khấu hao lũy kế: Nhập giá trị hao mòn/khấu hao lũy kế (nếu tài sản chỉ trích khấu hao thì để trống; nếu tài sản vừa tính hao mòn vừa tính khấu hao thì nhập số tổng cộng của hao mòn lũy kế và khấu hao lũy kế).
2.4. Thông tin khấu hao
- Cột AR – Có trích khấu hao (*): có 3 tùy chọn: Có/Không/Chỉ trích khấu hao.
- Chọn Có: nếu tài sản vừa tính khấu hao vừa tính hao mòn
- Chọn Không: nếu tài sản chỉ tính hao mòn ⇒ từ cột AS – AY để trống
- Chọn Chỉ trích khấu hao: nếu tài sản chỉ tính khấu hao
- Nếu cột AR – Có trích khấu hao chọn “Có” hoặc “Chỉ trích khấu hao”, từ cột AS – AY anh/chị nhập như sau:
- Cột AS – Ngày bắt đầu trích khấu hao: Nhập ngày bắt đầu trích khấu hao định dạng dd/mm/yyyy. Lưu ý: Ngày trích khấu hao phải lớn hơn hoặc bằng Ngày mua tài sản
- Cột AT – Giá trị tính khấu hao: Nếu chọn “Có” thì nhập phần nguyên giá của tài sản được tính khấu hao và số này phải nhỏ hơn số tổng Nguyên giá ở cột U. Nếu chọn “Chỉ trích khấu hao” thì không cần nhập mà phần mềm tự động tính số liệu bằng số Nguyên giá ở cột U.
- Cột AU – Kỳ tính khấu hao: Chọn Tháng/Quý.
- Cột AV – Số kỳ khấu hao: Nhập tổng số kỳ khấu hao (định dạng số).
- Cột AW – Số kỳ khấu hao còn lại: Nhập số kỳ khấu hao còn lại (lưu ý số kỳ khấu hao còn lại nhỏ hơn hoặc bằng số kỳ khấu hao).
- Cột AX – Khấu hao kỳ: Được tự động tính bằng Giá trị tính khấu hao/Số kỳ khấu hao.
- Cột AY – Khấu hao lũy kế: Nhập giá trị tổng khấu hao lũy kế (lưu ý số khấu hao lũy kế nhỏ hơn hoặc bằng giá trị trích khấu hao).
- Cột AZ – Giá trị còn lại (*): Được tự động tính, không nhập số liệu vào ô này.
2.5. Thông tin mua sắm và công khai
- Cột BA – Phương thức mua sắm: Nếu cột L – Lý do tăng chọn là “Mua sắm” thì bắt buộc chọn phương thức mua sắm tài sản có trong danh sách lựa chọn.
- Cột BB – Đơn vị mua sắm tập trung: Nhập đơn vị mua sắm tập trung nếu phương thức mua sắm ở cột BA chọn là “Mua sắm tập trung”, còn lại thì để trống.
- Cột BC đến cột BK: Nhập thông tin liên quan của tài sản nếu có tương ứng tại các cột.
2.6. Thông tin đất, nhà và hiện trạng sử dụng
- Địa chỉ của tài sản là Nhà và Đất được nhập vào 3 cột BL, BM, BN:
- Cột BL – Tỉnh/thành phố: Chọn tỉnh hoặc thành phố của nhà hoặc đất có trong danh sách.
- Cột BM – Xã/phường: Chọn xã hoặc phường của nhà hoặc đất có trong danh sách.
- Cột BN – Địa chỉ: Nhập địa chỉ cụ thể của tài sản.
- Cột BO – Mục đích sử dụng đất: Chọn mục đích sử dụng đất có sẵn trong danh sách, không nhập tay.
- Cột BP – Diện tích: Không nhập vào cột này, diện tích sẽ được tự động tính bằng tổng cộng diện tích tương ứng với từng hiện trạng sử dụng.
- Cột BQ – Giá trị quyền sử dụng đất: Nhập giá trị quyền sử dụng đất.
- Cột BR – Quan hệ nhà thuộc mảnh đất nào: Nhập mã tài sản của mảnh đất mà tài sản nhà này thuộc mảnh đất đó.
- Cột BS – Cấp hạng nhà: Chọn cấp, hạng nhà có sẵn trong danh sách, không nhập tay.
- Cột BT – Năm xây dựng: Nhập năm xây dựng.
- Cột BU – Số tầng: Nhập số tầng của nhà.
- Cột BV – Diện tích xây dựng/1 tầng: Nhập diện tích xây dựng trên một tầng.
- Cột BN – Tổng diện tích sàn xây dựng: Không nhập vào ô này. Được tự động tính bằng Số tầng * Diện tích xây dựng/1 tầng.
- Cột BX đến CG – Hiện trạng sử dụng (Đất hoặc Nhà) (*): Nhập diện tích của nhà và đất theo m2 tương ứng với từng hiện trạng sử dụng: Trụ sở làm việc; Làm cơ sở hoạt động sự nghiệp; Kinh doanh; Cho thuê; Liên doanh, liên kết; Sử dụng hỗn hợp (chỉ sử dụng với kê khai Nhà); Bỏ trống; Làm nhà ở; Bị lấn chiếm; Mục đích sử dụng khác.
2.7. Thông tin vật kiến trúc
- Đối với các tài sản thuộc loại tài sản Vật kiến trúc, anh/chị nhập thông tin cho các tài sản này nếu có:
- Cột CH – Năm sản xuất: Nhập năm sản xuất hoặc năm hình thành vật kiến trúc.
- Cột CI – Chiều dài: Nhập chiều dài của vật kiến trúc.
- Cột CJ – Diện tích xây dựng: Nhập diện tích xây dựng.
- Cột CK – Thể tích: Nhập thể tích của vật kiến trúc.
2.8. Thông tin ô tô và phương tiện vận tải
- Đối với tài sản là ô tô/phương tiện vận tải khác (PTVT khác), anh/chị nhập thêm các thông tin của tài sản ở các cột từ Cột CL đến DB. Các cột dưới đây là các cột bắt buộc nhập, còn lại anh/chị nhập thông tin tương ứng nếu có:
- Cột CL – Biển kiểm soát: Nhập biển kiểm soát của phương tiện.
- Cột CP – Nhãn xe: Chọn nhãn xe có sẵn trong danh sách, không nhập tay.
- Cột CS – Công suất xe: Nhập công suất của xe.
- Cột CX – Số cầu: Nhập số cầu của phương tiện.
- Cột CY – Số chỗ ngồi: Nhập số chỗ ngồi.
2.9. Thông tin tài sản khác
Anh/chị nhập các thông tin cần theo dõi thêm cho tài sản vào các cột từ cột DC đến cột DV, bao gồm các thông tin như:
- Nước sản xuất; Năm sản xuất/Năm sinh/Năm trồng trọt; Nhãn hiệu; Hãng sản xuất; Model; Seri; Số giấy chứng nhận xuất xứ; Số giấy chứng nhận chất lượng xuất xưởng; Số khai hải quan nhập tài sản
- Thông tin liên quan tới Hợp đồng, Nhập kho, Sửa chữa, Bảo dưỡng
2.10. Hiện trạng sử dụng
Anh/chị gõ chữ “x” vào các cột Hiện trạng sử dụng (cột DW đến EB) tương ứng với từng tài sản thuộc nhóm tài sản là Ô tô hoặc Tài sản khác (không phải Nhà và Đất). Lưu ý: Hiện trạng sử dụng phải nhập theo loại hình đơn vị:
- Đối với đơn vị quản lý hành chính: Chỉ được nhập ở các cột hiện trạng là Quản lý nhà nước, Sử dụng khác.
- Đối với đơn vị hoạt động sự nghiệp: Chỉ được nhập ở các cột hiện trạng là Hoạt động sự nghiệp – Kinh doanh, Hoạt động sự nghiệp – Không kinh doanh, Hoạt động sự nghiệp – Cho thuê, Hoạt đông sự nghiệp – Liên doanh, liên kết, Sử dụng khác.
2.11. Thông tin thiết bị y tế và phụ tùng
Thông tin thiết bị y tế: Đối với tài sản là thiết bị y tế, anh/chị nhập các thông tin kèm theo của thiết bị y tế cần theo dõi từ cột EC đến cột EO.
Thông tin phụ tùng: Đối với tài sản có đi kèm phụ tùng, anh/chị nhập các thông tin kèm theo của phụ tùng tài sản từ cột EP đến ES.
2.12. Thông tin khác
- Cột ET – Tài sản nhận từ đơn vị: Nếu tài sản này được tiếp nhận từ đơn vị khác, anh/chị nhập tên đơn vị điều chuyển tài sản vào ô này.
- Cột EU – Là hệ thống: Chọn Có hoặc Không.
Bước 4: Kiểm tra tệp trước khi nhập khẩu và nhập khẩu vào phần mềm
Trước khi tải tệp lên phần mềm, cần kiểm tra một vài thông tin dưới đây:
- Đã nhập đầy đủ các cột bắt buộc có ký hiệu (*).
- Mã loại tài sản, nhóm tài sản, bộ phận sử dụng và người sử dụng khớp với danh mục trên phần mềm.
- Dữ liệu ngày tháng đúng định dạng.
- Dữ liệu giá trị, số tiền chỉ nhập bằng số, không kèm ký hiệu tiền tệ.
- Không trùng mã tài sản.
- Không thay đổi tên cột, công thức, cấu trúc tệp mẫu.
Sau khi hoàn thiện file nhập khẩu, anh/chị thao tác nhập khẩu vào phần mềm theo hướng dẫn tại đây.
Anh/chị tham khảo thêm một số vấn đề thường gặp khi nhập khẩu tài sản từ excel tại đây.
