1. Tổng quan
Trong quá trình lập và gửi Báo cáo Tổng kiểm kê tài sản công, nhiều đơn vị gặp tình trạng báo cáo bị cấp trên từ chối do sai sót trong việc nhập liệu, đăng ký đối tượng kiểm kê hoặc chưa thực hiện đầy đủ các bước xử lý dữ liệu theo quy định.
Bài viết này tổng hợp các nguyên nhân thường gặp khiến báo cáo bị từ chối và hướng dẫn cách khắc phục tương ứng, giúp đơn vị hoàn thiện báo cáo đúng yêu cầu trước khi gửi cấp trên.
2. Các nguyên nhân thường gặp khi bị từ chối báo cáo tổng kiểm kê tài sản
Sau khi nộp báo cáo tổng kiểm kê, anh/chị thường gặp 1 số lỗi sau dẫn đến báo cáo bị từ chối:
2.1. Nhập sai tình trạng và giá trị còn lại của tài sản Đất
Nguyên nhân: Đối với tài sản Đất đai: Không chọn tình trạng “hỏng không sử dụng được” đối với đất. Giá trị còn lại của quyền sử dụng đất phải bằng nguyên giá (do không phải tính hao mòn).
Giải pháp: Thực hiện chọn đúng cột tình trạng đối với Đất là “Đang sử dụng
2.2. Nhầm lẫn đơn vị tính là nghìn đồng hoặc triệu đồng
Đơn vị tính cho chỉ tiêu giá trị phải là đồng, anh/chị cần lưu ý tránh nhầm lẫn với các đơn vị tính khác như nghìn đồng, triệu đồng làm giá trị tài sản bị sai lệch.
2.3. Nhập số lượng tài sản lớn hơn 1
Nguyên nhân: Đơn vị nhập số lượng tài sản lớn hơn 1 vào cột số lượng (ví dụ: 10 cái máy tính), vi phạm nguyên tắc kiểm kê trên từng đầu tài sản.
Giải pháp: Để Xử lý tài sản có số lượng >1, anh/chị làm theo hướng dẫn sau:
- Nếu tài sản là Đất, Nhà, xem hướng dẫn tại đây.
- Nếu tài sản là các loại tài sản khác, xem hướng dẫn tại đây.
2.4. Dữ liệu bị trùng lặp
Nguyên nhân: Trường hợp cần sửa lại danh sách tài sản, anh/chị không xóa danh sách tài sản cũ để nhập khẩu hoặc thêm mới lại mà nhập đè lên dẫn đến tài sản bị gấp đôi.
Giải pháp: Khi sai sót và muốn cập nhật lại, anh/chị cần xóa toàn bộ tài sản cũ trên phần mềm tổng kiểm kê trước khi đẩy file đã cập nhật lên để đảm bảo không bị trùng lặp. Chi tiết các bước thực hiện tại đây.
2.5. Lỗi định dạng file khi nhập khẩu lại dữ liệu tài sản
Nguyên nhân: Các file lỗi tải về từ phần mềm, anh/chị thường được chỉnh sửa trực tiếp trên chính file đó để khắc phục lỗi theo từng dòng. Tuy nhiên, sau khi sửa xong, anh/chị vẫn giữ lại cột “Lỗi dữ liệu” (cột do hệ thống sinh ra để thông báo lỗi), dẫn đến file bị thừa cột so với định dạng chuẩn. Khi tải lại file lên hệ thống, phần mềm sẽ báo lỗi định dạng.
Giải pháp: Sau khi đã sửa xong toàn bộ các lỗi được phần mềm thông báo, anh/chị cần xóa cột “Lỗi dữ liệu” khỏi file Excel, lưu lại file, rồi mới thực hiện tải (đẩy) file lên hệ thống. Việc này đảm bảo file đúng định dạng và được phần mềm chấp nhận khi nhập khẩu lại dữ liệu.
2.6. Đăng ký sai đối tượng kiểm kê, thừa, thiếu báo cáo Tổng kiểm kê
Nguyên nhân: Anh/chị đăng ký thừa hoặc thiếu các danh mục báo cáo cần Tổng kiểm kê để gửi cấp trên.
Giải pháp: Tại menu thanh công cụ bên trái, nhấn chọn TỔNG HỢP BÁO CÁO, chọn 23.Báo cáo đơn vị và thực hiện xử lý:
- Nếu thiếu báo cáo: Anh/chị chọn các loại tài sản thuộc đối tượng kiểm kê và chuyển trạng thái thành “Thuộc đối tượng kê”, sau đó bấm “Cập nhật trạng thái”.
- Nếu thừa báo cáo: Anh/chị chọn các loại tài sản không thuộc đối tượng kiểm kê và chuyển trạng thái thành “Không thuộc đối tượng kê”, sau đó bấm “Cập nhật trạng thái”.
2.7. Báo cáo hiển thị số liệu cũ/Không đồng bộ số liệu mới nhất
Nguyên nhân: Do đơn vị chưa thực hiện nhấn nút Cập nhật dữ liệu sau khi chỉnh sửa hoặc nhập khẩu lại danh sách tài sản.
Giải pháp: Anh/chị BẮT BUỘC phải nhấn nút “Cập nhật dữ liệu” ở chức năng Tạo biên bản kiểm kê (mục 20. Biên bản kiểm kê) và Báo cáo đơn vị (mục 23. Báo cáo đơn vị), kể cả khi không có thay đổi dữ liệu, để đảm bảo báo cáo phản ánh đúng tình trạng tài sản hiện tại. Các bước chi tiết anh/chị làm theo hướng dẫn tại đây.
