1. Tổng quan
Bài viết này giúp anh/chị lập và quản lý các chứng từ ghi giảm tài sản tại đơn vị (Khi tài sản bị điều chuyển, thanh lý, chuyển nhượng,…)
Nội dung bài viết gồm: Hướng dẫn lập chứng từ ghi giảm, khai báo đầy đủ thông tin chứng từ, chọn tài sản hoặc lô tài sản cần ghi giảm, xác định lý do, hình thức xử lý và ban thanh lý (nếu có), và khai báo các thông tin khác.
Lưu ý: Nếu anh/chị đã lập chứng từ ghi giảm nhưng trạng thái tài sản trên danh sách vẫn là “Đang sử dụng”, vui lòng kiểm tra lại việc lưu chứng từ hoặc làm lại các bước ghi giảm theo hướng dẫn trong bài này.
2. Hướng dẫn thực hiện
Để ghi giảm, anh/chị thực hiện theo các bước sau:
Bước 1. Lập chứng từ ghi giảm
Vào Tài sản\Ghi giảm: Nhấn Thêm chứng từ để lập chứng từ ghi giảm.
Bước 2. Khai báo chứng từ ghi giảm tài sản
Khai báo Thông tin Chung
- Mã chứng từ, Ngày chứng từ, Ngày ghi tăng Phần mềm tự động lấy lên, có thể chỉnh sửa nếu muốn.
- Tích chọn Chọn ban thanh lý để khai báo thành phần tham gia:
-
- Nhập Họ và tên, Chức vụ, Đại diện, Vai trò của người tham gia.
- Nhấn vào biểu tượng dấu cộng để thêm người tham gia.
- Nhấn Xóa nếu muốn xóa người tham gia.
- Nhấn vào biểu tượng mũi tên để đổi thứ tự của người tham gia.
- Nếu ban thanh lý vẫn như lần nhập trước, tích chọn Thêm ban thanh lý từ lần nhập trước để không cần khai báo lại thông tin.
Chọn tài sản ghi giảm
- Nhấn Chọn tài sản.
- Tích chọn Tài sản cần ghi giảm.
Trường hợp muốn chọn nhanh Lý do ghi giảm và Hình thức xử lý cho tất cả tài sản đã chọn, bạn chọn luôn tại đây. Nhấn Đồng ý.
- Trường hợp muốn chọn Lý do ghi giảm và Hình thức xử lý cho riêng từng tài sản, nhấn Đồng ý để thêm tài sản. Sau đó khai báo thông tin tương ứng từng tài sản.
Chọn tài sản theo lô ghi giảm
Lưu ý: Trường hợp này chỉ sử dụng khi lúc khai báo Tài sản, bạn khai báo theo lô tài sản, hoặc đã tách lô tài sản với tài sản có số lượng lớn hơn 1
- Nhấn Chọn tài sản theo lô.
- Chọn Lô tài sản cần ghi giảm.
- Tích chọn tài sản cần ghi giảm. Trường hợp lô gồm nhiều tài sản, bạn tích chọn Tự động chọn tài sản trong lô, nhập số lượng tài sản rồi nhấn Enter. Phần mềm tự động tích chọn số lượng tài sản mà không cần thao tác chọn nhiều lần.
- Ví dụ: Lô có 5 cái, trong đó 3 cái bị hỏng, không sử dụng được và cần thanh lý. Anh/chị chỉ cần tích chọn đúng 3 cái này hoặc tích chọn Tự động chọn tài sản trong lô, nhập số 3 rồi nhấn Enter.
- Chọn Lý do ghi giảm và Hình thức xử lý.
- Số tiền thu được từ xử lý ghi giảm tài sản (nếu có), anh/chị nhập thông tin Phân bổ số tiền thu được.
- Nhấn Đồng ý.
Chọn từ phiếu đề nghị xử lý tài sản ghi giảm
- Trường hợp anh/chị đã lập phiếu đề nghị xử lý theo hướng dẫn tại đây
- Nhấn Chọn phiếu đề nghị xử lý.
- Tích chọn các phiếu đề nghị xử lý. Nhấn Đồng ý.
Lưu ý:
- Cột Nguyên giá, HM/KH lũy kế, Giá trị còn lại: Phần mềm tự lấy giá trị đến thời điểm ghi giảm và anh/chị không sửa được.
- Cột Số tiền thu được, Phân bố tiền thu được và Chi phí thanh lý không bắt buộc nhập. Anh/chị chỉ cần điền nếu muốn hiển thị số liệu này trên Biên bản thanh lý TSCĐ.
- Trường hợp không tìm thấy mã tài sản khi lập chứng từ Ghi giảm, có thể do tài sản này đã thực hiện ghi giảm rồi. Tại Danh sách tài sản cố định, anh/chị lọc trạng thái Đã ghi giảm để kiểm tra lại.
- Sau khi ghi giảm, TSCĐ sẽ không hiển thị trên chứng từ tổng kiểm kê tài sản cố định, do đó, sẽ không hiển thị trên báo cáo của tổng kiểm kê.
-
Lưu ý về thời gian ghi giảm tài sản:
-
Việc ghi giảm tài sản phải thực hiện theo thời điểm tài sản phát sinh giảm thực tế (năm tài sản bị thanh lý, điều chuyển, hư hỏng…).
-
Trường hợp tài sản đã giảm trong năm trước nhưng chưa kịp ghi giảm và năm trước đã hoàn tất báo cáo, anh/chị thực hiện ghi giảm bổ sung trong năm hiện tại. Khi đó, Ngày chứng từ và Ngày ghi giảm thuộc năm hiện tại, nhưng nội dung ghi giảm cần phản ánh rõ đây là tài sản giảm phát sinh từ năm trước.
-
Bước 3. Nhấn Lưu để ghi nhận ghi giảm cho tài sản.
- Sau khi nhấn Lưu, góc phải bên dưới màn hình phải có thông báo Lưu thành công thì quá trình ghi giảm mới thành công.
- Khi này trạng thái tài sản trên danh sách tài sản sẽ là Đã ghi giảm.
