1. Tổng quan
Bài viết này giúp anh/chị lập và quản lý chứng từ ghi giảm công cụ dụng cụ (CCDC) khi phát sinh các nghiệp vụ như hỏng, mất, thanh lý, nhượng bán hoặc điều chuyển. Trong quá trình thực hiện, anh/chị có thể gặp tình huống không tìm thấy CCDC khi lập chứng từ ghi giảm do CCDC chưa được khai báo, chưa ghi tăng hoặc đang ở trạng thái không phù hợp. Nội dung dưới đây giúp anh/chị thực hiện ghi giảm và kiểm tra, xử lý các trường hợp liên quan.
2. Các bước thực hiện
Để thực hiện ghi giảm CCDC, anh/chị thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Thêm chứng từ ghi giảm CCDC
Vào menu Công cụ dụng cụ\Ghi giảm, nhấn Thêm chứng từ.
Bước 2: Khai báo thông tin trên chứng từ ghi giảm
- Ngày chứng từ, Ngày ghi giảm: Mặc định lấy thông tin ngày hiện tại, anh/chị có thể sửa lại ngày ghi giảm là ngày phát sinh nghiệp vụ.
- Tích chọn Chọn ban thanh lý để khai báo thành phần tham gia:
- Nhập Họ và tên, Chức vụ, Đại diện, Vai trò của người tham gia.
- Nhấn vào biểu tượng dấu cộng để thêm người tham gia.
- Nhấn Xóa nếu muốn xóa người tham gia.
- Nhấn vào biểu tượng mũi tên để đổi thứ tự của người tham gia.
- Nếu ban thanh lý vẫn như lần nhập trước, tích chọn Thêm ban thanh lý từ lần nhập trước để không cần khai báo lại thông tin.
- Nhấn Thêm công cụ dụng cụ và tích chọn những CCDC cần ghi giảm (chọn được nhiều CCDC).
- Chọn Lý do ghi giảm.
- Nhấn Đồng ý.
- Lưu ý: Để lọc CCDC trong danh sách, anh/chị di chuột đến cột cần lọc, sau đó ấn chọn biểu tượng Lọc (hình cái phễu). Nhập thông tin cần lọc rồi ấn Đồng ý.
- Nhấn chuột tại cột SL ghi giảm để chỉnh sửa lại số lượng ghi giảm.
Bước 3: Nhấn Lưu để hoàn thành chứng từ ghi giảm CCDC.
Bước 4: Với những công cụ dụng cụ ghi giảm do thanh lý, tại biểu tượng in phần mềm bổ sung thêm Biên bản thanh lý CCDC (nếu muốn).
Nhập tham số để lập biên bản thanh lý CCDC, chọn Đồng ý. Phần mềm hiển thị danh sách CCDC đã thanh lý trong năm.
3. Một số vấn đề thường gặp
3.1. Không tìm thấy CCDC khi lập chứng từ ghi giảm, xử lý thế nào?
Để kiểm tra vì sao không tìm thấy CCDC khi ghi giảm, chị thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra CCDC có tồn tại trên danh sách không
- Vào tab Công cụ dụng cụ, tìm theo tên hoặc mã CCDC.
- Nếu không tìm thấy, có thể CCDC chưa được khai báo hoặc nhập khẩu thành công thì cần khai báo và ghi tăng lại.
Bước 2: Nếu đã tìm thấy CCDC → kiểm tra trạng thái
- Chưa ghi tăng → vào tab Ghi tăng để ghi tăng trước, sau đó mới ghi giảm được
- Đang sử dụng →
- Chọn CCDC → sang tab Lịch sử biến động.
- Kiểm tra có chứng từ phát sinh sau ngày dự kiến ghi giảm không.
- Nếu không có → lập lại chứng từ ghi giảm sau ngày ghi tăng.
- Đã ghi giảm → CCDC này đã được ghi giảm rồi và không cần lập lại chứng từ.
