1. Tổng quan
Việc quản lý tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ dụng cụ (CCDC) là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản của các đơn vị hành chính sự nghiệp, cơ quan quản lý nhà nước. Cuối năm, đơn vị cần thực hiện đầy đủ các bước rà soát, cập nhật và chốt số liệu tài sản nhằm đảm bảo số liệu phản ánh đúng thực tế sử dụng, đầy đủ biến động trong năm và làm cơ sở để khởi tạo và tạo dữ liệu năm mới.
Bài viết này hướng dẫn đơn vị các bước chuẩn bị cuối năm để sẵn sàng dữ liệu cho năm tiếp theo, bao gồm:
- Bước 1: Kiểm tra lại biến động của tài sản, công cụ dụng cụ trong năm
- Bước 2: Tính hao mòn tài sản
- Bước 3: Kiểm kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ cuối năm
- Bước 4: Xem và in báo cáo
- Bước 5: Lập và nộp báo cáo lên cấp trên
- Bước 6: Khởi tạo và tạo mới dữ liệu cho năm sau (Kế thừa dữ liệu)
2. Các bước thực hiện
2.1. Kiểm tra lại biến động của tài sản, công cụ dụng cụ trong năm
Bước đầu tiên trong quy trình cuối năm là thực hiện kiểm tra các biến động của tài sản cố định (TSCĐ) , công cụ dụng cụ (CCDC) đã được ghi nhận đủ trên phần mềm hay chưa. Bao gồm ghi tăng, thay đổi thông tin, đánh giá lại, điều chuyển tài sản, ghi giảm, phân bổ CCDC. Đây là bước cần thực hiện trước để cập nhật và phản ánh mọi thay đổi, biến động về TSCĐ, CCDC trong suốt năm. Các công việc cần làm bao gồm:
-
Ghi tăng tài sản, công cụ dụng cụ: Thực hiện khi có sự gia tăng TSCĐ, CCDC mới vào đơn vị, ví dụ như mua sắm máy móc, thiết bị, tiếp nhận TSCĐ, CCDC từ đơn vị khác bàn giao, sáp nhập.
-
Thay đổi thông tin: Thực hiện khi có những thay đổi thông tin về hiện trạng sử dụng, địa chỉ, tên tài sản, mục đích sử dụng đất.
- Đánh giá lại: Thực hiện khi có phát sinh các thay đổi giá trị của tài sản như tăng/giảm nguyên giá, điều chỉnh diện tích, số năm sử dụng còn lại, hao mòn lũy kế, hao mòn/khấu hao năm.
-
Điều chuyển TSCĐ, CCDC: Thực hiện khi có sự thay đổi trong việc phân bổ hoặc chuyển giao TSCĐ, CCDC giữa các bộ phận trong đơn vị, ngoài đơn vị.
- Ghi giảm TSCĐ, CCDC, Chuyển TSCĐ thành CCDC: Được thực hiện khi TSCD, CCDC bị thanh lý, thu hồi, tiêu hủy, bán, chuyển nhượng hoặc chuyển TSCĐ thành CCDC khi không đủ điều kiện để ghi nhận là tài sản.
- Phân bổ CCDC: Nếu có CCDC cần phân bổ (kỳ phân bổ khác 1) thì anh/chị cần thực hiện phân bổ CCDC. Việc này cần thực hiện trước khi Kiểm kê CCDC.
Đây là các bước quan trọng để giúp hệ thống quản lý tài sản ghi nhận chính xác sự thay đổi của TSCĐ, CCDC trong năm.
2.2. Tính hao mòn, khấu hao của tài sản
Sau khi đã hoàn tất việc ghi nhận biến động trong năm về TSCĐ, CCDC, bước tiếp theo là tính toán giá trị hao mòn, khấu hao của tài sản.
- Hao mòn tài sản cố định cần được tính toán định kỳ vào cuối năm 31/12, để phản ánh chính xác giá trị còn lại của tài sản sau một năm sử dụng.
- Khấu hao được thực hiện định kỳ theo từng Tháng, Quý.
Việc này cần làm trước khi thực hiện kiểm kê tài sản hoặc tổng kiểm kê.
2.3. Kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ cuối năm
Bước cuối cùng là kiểm kê TSCĐ, CCDC để chốt số liệu năm. Đây là công đoạn cần thiết để đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách, số liệu trên phần mềm, đảm bảo không có sự sai sót trong việc ghi nhận TSCĐ, CCDC.
2.4. Xem và in báo cáo
Sau khi đã thực hiện các bước trên, cần lập báo cáo về tài sản TSCĐ, CCDC như các mẫu báo cáo công khai, kê khai, báo cáo theo chế độ kế toán, ngoài ra có thể xem thêm các mẫu báo cáo quản trị để phục vụ yêu cầu quản lý riêng của đơn vị.
2.5. Lập và nộp báo cáo lên cấp trên
Sau khi hoàn tất số liệu, kiểm tra báo cáo đã phản ánh đúng biến động tài sản, CCDC, cuối năm anh/chị cần in các báo cáo liên quan đến tài sản và công cụ dụng cụ để đảm bảo số liệu phản ánh đúng thực tế sử dụng, đầy đủ biến động trong năm và làm cơ sở kế thừa sang năm sau. Anh/chị có thể tham khảo các loại báo cáo sau:
- Báo cáo theo chế độ kế toán:
Mẫu số BCKT04 – Báo cáo kiểm kê công cụ dụng cụ.
Mẫu số BCKT05 – Báo cáo kiểm kê TSCĐ
Mẫu số B04-H – Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ
Mẫu số S24-H – Sổ tài sản cố định.
Mẫu số S26-H: Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng
Mẫu số SKT03 – Sổ theo dõi công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng - Báo cáo công khai tình hình quản lý, sử dụng tài sản công
Mẫu số 09a-CK-TSC – Công khai tình hình đầu tư, mua sắm, giao, thuê tài sản công
Mẫu số 09b-CK-TSC – Công khai tình hình quản lý, sử dụng trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự nghiệp
Mẫu số 09c-CK-TSC – Công khai tình hình quản lý, sử dụng trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự nghiệp
Mẫu số 09d-CK-TSC – Công khai tình hình xử lý tài sản công
Mẫu số 09đ-CK-TSC – Công khai tình hình khai thác, xử lý tài sản công
Mẫu số 10a-CK-TSC – Công khai tình hình đầu tư xây dựng, mua sắm, giao, thuê tài sản công
Mẫu số 10b-CK-TSC – Công khai tình hình quản lý, sử dụng tài sản công
Mẫu số 10c-CK-TSC – Công khai tình hình xử lý tài sản công
Mẫu số 10d-CK-TSC – Công khai tình hình khai thác nguồn lực tài chính từ tài sản công - Báo cáo kê khai tình hình quản lý, sử dụng tài sản công:
Mẫu số 08a-ĐK-TSC – Báo cáo tổng hợp hiện trạng sử dụng tài sản công
Mẫu số 08b-ĐK-TSC-Báo cáo tổng hợp tình hình tăng, giảm tài sản công.
2.6. Khởi tạo và tạo mới dữ liệu cho năm sau (Kế thừa dữ liệu)
Sau khi đơn vị đã hoàn tất đầy đủ các bước cuối năm nêu trên (ghi nhận biến động, tính hao mòn, kiểm kê và lập báo cáo), khi sang năm mới, anh/chị không cần phải tạo dữ liệu mới chỉ cần chọn ô “Dữ liệu năm”, phần mềm sẽ tự động kế thừa toàn bộ số liệu TSCĐ, CCDC của năm trước sang năm sau.
Anh/chị không cần thực hiện thêm thao tác chuyển TSCĐ, CCDC hoặc chuyển hao mòn thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính liên tục, chính xác của dữ liệu tài sản giữa các năm.
