Bổ sung tiện ích nhập khẩu để nhanh chóng khai báo thông tin phòng ban và người sử dụng

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết này giới thiệu tính năng nhập khẩu nhanh danh mục phòng ban và người sử dụng, hỗ trợ quản lý tài sản hiệu quả, tiết kiệm thời gian khai báo thủ công. Việc này giúp dễ dàng theo dõi, kiểm kê, và quản lý tài sản theo từng bộ phận, cá nhân sử dụng, đồng thời thuận tiện khi trang cấp hoặc kiểm soát tài sản.

Trước phiên bản R55:

Tại menu Danh mục, phần mềm hiện tại hỗ trợ người dùng khai báo từng bộ phận sử dụng và người sử dụng tài sản. Tuy nhiên, nếu đơn vị đã có sẵn danh sách phòng ban và người sử dụng trong một file, quá trình khai báo thủ công trên phần mềm sẽ tốn nhiều thời gian

Kể từ phiên bản R55:

Anh/chị có thể khai báo nhanh chóng thông tin phòng ban và người sử dụng, giúp dễ dàng theo dõi các tài sản liên quan và phục vụ công tác quản lý, kiểm kê, và trang cấp tài sản khi có nhu cầu.

2. Hướng dẫn thực hiện

2.1. Nhập khẩu Danh mục Người sử dụng

Tại menu Danh mục\Người sử dụng

Phần mềm bổ sung chức năng Nhập khẩu người sử dụng
Để có kết quả nhập khẩu chính xác, anh/chị nhấn Tải tệp mẫu
Khai báo các trường thông tin theo tệp mẫu đã tải.

Sau khi hoàn thành khai báo người sử dụng trong file nhập khẩu, anh/chị tải file này vào phần mềm bằng cách kéo thả hoặc chọn tệp từ thiết bị để thực hiện quá trình nhập khẩu người sử dụng
Nhấn Tiếp tục

Trường hợp 1: Có bản ghi không hợp lệ

Anh/chị chọn Tải tệp không hợp lệ để kiểm tra nguyên nhân
Phần mềm sẽ hiển thị nguyên nhân lỗi để người dùng biết. Anh/chị cần sửa thông tin sai vào file mẫu và lưu lại file sau khi chỉnh sửa để tiếp tục quá trình nhập khẩu.
Anh/chị chọn Quay lại
Chọn Đổi tệp khác, sau đó tải file vừa mới sửa lỗi lên phần mềm, chọn Tiếp tục
Sau khi không còn bản ghi lỗi nữa chọn Nhập khẩu

Trường hợp 2: Các bản ghi đều hợp lệ

Chọn Nhập khẩu
Phần mềm sẽ hiển thị danh mục người sử dụng theo danh sách vừa được nhập khẩu

2.2. Nhập khẩu Danh mục Phòng ban/Bộ phận sử dụng

Tại menu Danh mục\Bộ phận sử dụng (phòng ban)

Phần mềm bổ sung chức năng Nhập khẩu bộ phận sử dụng
Để có kết quả nhập khẩu chính xác, anh/chị nhấn Tải tệp mẫu
Khai báo các trường thông tin theo tệp mẫu đã tải
- Nhập các thông tin Mã bộ phận, Tên bộ phận.
- Chọn Thuộc mã bộ phận nếu phòng ban này thuộc 1 phòng ban khác tại đơn vị.
- Nhập thêm Ghi chú (nếu có).
- Chọn Chương, Khoản

Sau khi hoàn thành khai báo bộ phận sử dụng trong file nhập khẩu, anh/chị tải file này vào phần mềm bằng cách kéo thả hoặc chọn tệp từ thiết bị để thực hiện quá trình nhập khẩu bộ phận sử dụng
Nhấn Tiếp tục

Trường hợp 1: Có bản ghi không hợp lệ

Anh/chị chọn Tải tệp không hợp lệ để kiểm tra nguyên nhân
Phần mềm sẽ hiển thị nguyên nhân lỗi để người dùng biết. Anh/chị cần sửa thông tin sai vào file mẫu và lưu lại file sau khi chỉnh sửa để tiếp tục quá trình nhập khẩu.
Anh/chị chọn Quay lại
Chọn Đổi tệp khác, sau đó tải file vừa mới sửa lỗi lên phần mềm, chọn Tiếp tục
Sau khi không còn bản ghi lỗi nữa chọn Xác nhận