1. Tổng quan
Khi khai báo tài sản cố định, anh/chị cần nhập đúng các trường Ngày mua, Ngày bắt đầu sử dụng, Ngày ghi tăng, Ngày bắt đầu tính hao mòn và Năm theo dõi. Mỗi năm theo dõi chỉ cho phép quản lý các nghiệp vụ phát sinh trong phạm vi năm đó; nếu nhập ngày không phù hợp, tài sản có thể không hiển thị ở các năm trước hoặc không lập được chứng từ liên quan. Bài viết này mô tả quy tắc chung của hệ thống cho các trường thông tin liên quan đến ngày và năm theo dõi đồng thời hướng dẫn cách nhập đúng trong các tình huống thực tế.
2. Quy tắc kiểm soát ngày theo năm theo dõi
Phần mềm áp dụng quy tắc tổng quát như sau:
-
Giả sử Năm theo dõi = N (ví dụ: 2025, 2026, 2027…).
-
Hệ thống không cho phép nhập Ngày mua / Ngày BĐ sử dụng / Ngày ghi tăng / Ngày BĐ tính hao mòn lớn hơn 31/12/N. Nếu vẫn nhập thì phần mềm sẽ thông báo lỗi “Ngày mua phải thuộc năm …”, anh/chị thực hiện xử lý theo hướng dẫn tại đây.
-
Hệ thống cho phép nhập các ngày nhỏ hơn hoặc bằng 31/12/N.
→ Mục đích: đảm bảo toàn bộ thông tin ngày của tài sản chỉ nằm trong phạm vi năm đang theo dõi.
Ví dụ:
-
Năm theo dõi = 2025 → chỉ được nhập các ngày ≤ 31/12/2025.
-
Ngày mua tài sản = 2023 vẫn được nhập, nhưng cách nhập ngày ghi tăng sẽ quyết định việc tài sản có quản lý được các năm trước hay không.
3. Các phương án xử lý khi nhập ngày ghi tăng
Trường hợp 1: Ngày ghi tăng thuộc đúng năm theo dõi (N)
Ví dụ: Năm theo dõi = 2025, Ngày ghi tăng trong năm 2025.
-
Phần mềm cho phép tích chọn Tự động ghi tăng.
-
Hệ thống sinh chứng từ ghi tăng trong năm N.
-
Trên thông tin tài sản vẫn hiển thị hao mòn lũy kế của các năm trước (nếu có khai báo).
→ Đây là cách nhập được khuyến nghị khi tài sản đã tồn tại ngoài thực tế từ các năm trước nhưng đến năm nay mới khai báo trên phần mềm.
Trường hợp 2: Ngày ghi tăng thuộc năm nhỏ hơn năm theo dõi (N-1, N-2…)
Ví dụ: Năm theo dõi = 2025, Ngày ghi tăng = 2023.
Khi lưu, phần mềm hiển thị cảnh báo: “Năm của ngày ghi tăng nhỏ hơn năm theo dõi. Tài sản sẽ được nhập vào năm theo dõi. Anh/chị sẽ không thể lập các chứng từ cho tài sản trước năm theo dõi. Anh/chị có muốn tiếp tục lưu tài sản?”
Ý nghĩa của cảnh báo:
-
Tài sản không xuất hiện trong danh sách tài sản của các năm trước (2023, 2024,…).
-
Không thể lập chứng từ (kiểm kê, tính hao mòn, điều chỉnh…) cho tài sản ở các năm trước năm theo dõi.
-
Trên báo cáo sổ tài sản, tài sản vẫn tồn tại theo năm của ngày ghi tăng.
→ Cách nhập này không được MISA khuyến nghị vì gây khó khăn trong quản lý và đối chiếu dữ liệu lịch sử.
4. Khuyến nghị nghiệp vụ trong thực tế
4.1. Tài sản đã có từ các năm trước nhưng chưa khai báo trên phần mềm
- Không nên nhập ngày ghi tăng đúng theo năm cũ (ví dụ 2023 khi đang theo dõi năm 2025).
- Nên thực hiện ghi tăng bù trong năm theo dõi hiện tại (N) theo hướng dẫn tại đây.
-
Phần mềm vẫn cho phép khai báo và theo dõi hao mòn lũy kế của các năm trước, đảm bảo số liệu tổng hợp không bị sai lệch.
→ Đây là phương án chuẩn để vừa đúng nghiệp vụ, vừa không ảnh hưởng đến báo cáo các năm đã khóa sổ.
4.2. Nhập nhầm năm theo dõi (chọn sai Dữ liệu năm)
Trường hợp tài sản thuộc năm hiện tại nhưng người dùng đang đứng ở dữ liệu năm khác:
-
Không thể chỉnh trực tiếp năm theo dõi của tài sản đã ghi tăng.
-
Cách xử lý:
-
Xóa tài sản đã nhập ở năm sai.
-
Chọn lại đúng Dữ liệu năm cần làm việc.
-
Thực hiện ghi tăng lại tài sản.
-
