Điều chuyển CCDC ngoài đơn vị

Trường hợp I. Đơn vị nhận CCDC điều chuyển KHÔNG sử dụng phần mềm MISA QLTS

1. Vào menu Công cụ dụng cụ\Điều chuyển ngoài đơn vị chọn Thêm chứng từ.
   
2. Khai báo thông tin trên mẫu Thêm chứng từ điều chuyển ngoài đơn vị.
   
3. Tại mục Thông tin chứng từ:
   
   • Mã chứng từ: Phần mềm tự động sinh tiếp theo mã chứng từ gần nhất, có thể chỉnh sửa nếu muốn.
   • Ngày chứng từ: Tự động lấy ngày hiện tại lập chứng từ, có thể chỉnh sửa.
   • Lý do điều chuyển: Nhập lý do điều chuyển CCDC.
   • Ghi chú: Nhập ghi chú điều chuyển nếu có.
4. Tại Thông tin quyết định điều chuyển:
   
   • Nhập Số quyết định; Ngày quyết định trên quyết định điều chuyển CCDC. được Trưởng đơn vị ký duyệt.
   • Nhập Đơn vị ra quyết định 
   • Tích chọn Không sử dụng phần mềm MISA QLTS
5. Tại Thông tin chi tiết\Danh sách CCDC. điều chuyển:
   • Tại Đính kèm tệp: Nhấn vào tại đây để tải lên các văn bản, chỉ đạo liên quan đến CCDC. 
   • Nhấn Chọn CCDC.
     
   • Tích chọn một hoặc nhiều CCDC cần điều chuyển. Lưu ý: Danh sách CCDC chỉ lấy lên các CCDC chưa có phát sinh sau Ngày điều chuyển, nhấn Đồng ý. 
     
   • CCDC được chọn hiển thị ở mục Danh sách CCDC điều chuyển. Anh/chị có thể đính kèm tài liệu, văn bản liên quan hoặc xóa CCDC khỏi chứng từ.
     
6. Tại Thông tin chi tiết\Ban giao nhận:
   • Khai báo thông tin người phụ trách điều chuyển và tiếp nhận CCDC tại mục Ban giao nhận.
   • Đại diện bên giao, Đại diện bên nhận, Đại diện cơ quan chứng kiến (nếu có): Bao gồm các thông tin: Họ tên; Chức vụ.
     
   • Trách nhiệm của các bên giao nhận; Ý kiến các bên tham gia bàn giao, tiếp nhận.
7. Sau khi hoàn tất khai báo tất cả thông tin, nhấn Lưu
8. Sau khi lưu phần mềm tự động sinh chứng từ ghi giảm 

Trường hợp II. Đơn vị nhận CCDC điều chuyển SỬ DỤNG phần mềm MISA QLTS

I. Đối với Đơn vị có CCDC điều chuyển

1. Vào menu Công cụ dụng cụ\Điều chuyển, tại mục Điều chuyển ngoài đơn vị, chọn Thêm chứng từ.
   
2. Khai báo thông tin trên mẫu Thêm chứng từ điều chuyển ngoài đơn vị.
   
3. Tại mục Thông tin chứng từ:
   
   • Mã chứng từ: Phần mềm tự động sinh tiếp theo mã chứng từ gần nhất, có thể chỉnh sửa nếu muốn.
   • Ngày chứng từ: Tự động lấy ngày hiện tại lập chứng từ, có thể chỉnh sửa.
   • Lý do điều chuyển: Nhập lý do điều chuyển CCDC.
   • Ghi chú: Nhập ghi chú điều chuyển nếu có.
4. Tại Thông tin quyết định điều chuyển:
   
   • Nhập Số quyết định; Ngày quyết định trên quyết định điều chuyển CCDC được Trưởng đơn vị ký duyệt.
   • Nhập Đơn vị ra quyết định 
   • Tích chọn Có sử dụng phần mềm MISA QLTS
   • Chọn Tỉnh/Thành phố và Chọn Đơn vị tiếp nhận CCDC
5. Tại Đính kèm tệp: Nhấn vào tại đây để tải lên các văn bản, chỉ đạo liên quan đến CCDC
6. Tại Thông tin chi tiết\Danh sách CCDC điều chuyển:
   • Nhấn Chọn CCDC
     
   • Tích chọn một hoặc nhiều CCDC cần điều chuyển. Lưu ý: Danh sách CCDC chỉ lấy lên các CCDC chưa có phát sinh sau Ngày điều chuyển, nhấn Đồng ý. 
     
   • CCDC được chọn hiển thị ở mục Danh sách CCDC điều chuyển. Anh/chị có thể đính kèm tài liệu, văn bản liên quan hoặc xóa CCDC khỏi chứng từ.
     
7. Tại Thông tin chi tiết\Ban giao nhận:
   • Khai báo thông tin người phụ trách điều chuyển và tiếp nhận CCDC tại mục Ban giao nhận.
   • Đại diện bên giao, Đại diện bên nhận, Đại diện cơ quan chứng kiến (nếu có): Bao gồm các thông tin: Họ tên; Chức vụ.
     
   • Trách nhiệm của các bên giao nhận; Ý kiến các bên tham gia bàn giao, tiếp nhận.
8. Sau khi hoàn tất khai báo tất cả thông tin, nhấn Lưu để lưu chứng từ tại danh sách chứng từ điều chuyển, trạng thái Chưa gửi.
9. Nhấn Lưu và gửi để lưu và gửi chứng từ điều chuyển CCDC đến đơn vị nhận bàn giao. Xác nhận Gửi.
   
10. Thông báo điều chuyển CCDC thành công, đồng thời phần mềm tự động sinh chứng từ ghi giảm cho những CCDC vừa chuyển. 
    
11. Chứng từ ở Danh sách chứng từ điều chuyển hiển thị trạng thái Đã gửi. Lúc này đơn vị tiếp nhận đã nhận được thông báo và sẽ thực hiện xem xét tiếp nhận hoặc từ chối.
    
12. Sau khi đơn vị tiếp nhận thực hiện tiếp nhận hoặc từ chối CCDC, đơn vị điều chuyển sẽ nhận được thông báo. Nhấn chọn Xem chi tiết.
    
13. Trong trường hợp đơn vị tiếp nhận từ chối CCDC thì tại đơn vị điều chuyển, hệ thống sẽ xóa CCDC này tại chứng từ ghi giảm tự sinh trước đó. CCDC chuyển từ trạng thái Đã ghi giảm sang Đang sử dụng và phục hồi tất cả dữ liệu như trước khi điều chuyển.

II. Đối với Đơn vị tiếp nhận CCDC

1. Sau khi đơn vị điều chuyển thực hiện lập và gửi chứng từ điều chuyển CCDC, đơn vị tiếp nhận sẽ nhận được thông báo. Chọn Xem chi tiết.
   (Lưu ý: Chứng từ sẽ được thêm vào mục Tiếp nhận CCDC trong menu CCDC\Điều chuyển CCDC và hiển thị trạng thái Chờ tiếp nhận)
   
2. Tại mục Chứng từ điều chuyển CCDC: Cán bộ QLTS có thể theo dõi danh sách CCDC được điều chuyển, anh/chị có thể từ chối hoặc tiếp nhận 1 hoặc nhiều CCDC.
   
3. Nhấn vào biểu tượng kính lúp để xem thông tin chi tiết từng CCDC trước khi quyết định.
   
4. Trường hợp Từ chối điều chuyển CCDC:
   • Tích chọn một hoặc nhiều CCDC, nhấn Từ chối. Hoặc nhấn vào biểu tượng dấu x cuối dòng CCDC.
     
   • Nhập lý do từ chối, sau đó nhấn Gửi phản hồi.
     
   • CCDC chuyển thành trạng thái Đã từ chối và gửi thông báo cho đơn vị điều chuyển CCDC.
5. Trường hợp Đồng ý tiếp nhận CCDC điều chuyển:
   • Nếu tiếp nhận nhiều CCDC cùng lúc, tích chọn các CCDC, chọn Tiếp nhận.
     
     
     • Phần mềm chuyển sang mục Cập nhật hàng loạt, nếu thông tin đang quản lý tại đơn vị điều chuyển không đồng nhất với danh mục quản lý tại đơn vị tiếp nhận. Anh/chị chọn lại thông tin trong danh mục để chuyển đổi dữ liệu hàng loạt.
       
     • Nhấn Tiếp tục để chuyển sang mục Cập nhật thông tin CCDC. Anh/chị có thể khai báo các thông tin CCDC còn thiếu hoặc chỉnh sửa thông tin CCDC. Các CCDC đầy đủ thông tin sẽ hiển thị tích xong.
       
     • Nhấn Tiếp nhận tại từng CCDC.
       
     • Xác nhận Có để thực hiện tiếp nhận CCDC.
       
     • Sau khi tiếp nhận CCDC thành công, phần mềm tự động sinh chứng từ ghi tăng cho những CCDC vừa tiếp nhận. 
       
   • Nếu tiếp nhận từng CCDC, xác nhận Tiếp nhận CCDC đó rồi chuyển luôn sang bước Cập nhật thông tin CCDC. Anh/chị thao tác tương tự như trên.
   • Chứng từ ở màn hình Danh sách chứng từ tiếp nhận CCDC hiển thị trạng thái và số lượng CCDC đã tiếp nhận/từ chối.
     
6. Trường hợp đã tiếp nhận nhưng muốn Hủy tiếp nhận, anh/chị nhấn chọn vào biểu tượng bên dưới. Tùy chọn Từ chối tiếp nhận CCDC hoặc Chỉ hủy tiếp nhận CCDC.