Hướng dẫn các bước thực hiện sáp nhập tài sản, công cụ dụng cụ giữa các đơn vị

Mục lục

1. Tổng quan

Khi thực hiện sáp nhập đơn vị, đơn vị cần rà soát, hoàn thiện và chốt số liệu tài sản cố định (TSCĐ), công cụ dụng cụ (CCDC) trước khi bàn giao hoặc tiếp nhận tài sản. Nếu chưa cập nhật đầy đủ các biến động, tính hao mòn không đúng thời điểm hoặc chưa kiểm kê, số liệu bàn giao giữa các đơn vị có thể bị thiếu, sai lệch so với thực tế.

Bài viết này hướng dẫn các bước cần thực hiện khi sáp nhập tài sản giữa các đơn vị:

Kiểm tra biến động của TSCĐ, CCDC trong năm.
Tính hao mòn tài sản trong trường hợp sáp nhập vào thời điểm tháng 12 cuối năm.
Kiểm kê TSCĐ, CCDC trước khi sáp nhập.
Xem và in các báo cáo liên quan để đối chiếu, bàn giao số liệu.
Thao tác điều chuyển tài sản ngoài đơn vị phục vụ công tác sáp nhập tài sản.

2. Các bước thực hiện

2.1 Bước 1: Kiểm tra biến động của tài sản, công cụ dụng cụ trong năm

Bước đầu tiên trong quy trình cần làm trước khi sáp nhập là thực hiện kiểm tra và đảm bảo toàn bộ biến động của TSCĐ, CCDC phát sinh từ đầu năm đến thời điểm sáp nhập đã được ghi nhận đầy đủ trên phần mềm. Việc rà soát giúp số liệu tài sản của đơn vị trước khi sáp nhập phản ánh đúng tình hình quản lý, sử dụng thực tế. Các công việc cần làm bao gồm:

Ghi tăng tài sản, công cụ dụng cụ: Thực hiện khi có sự gia tăng TSCĐ, CCDC mới vào đơn vị, ví dụ như mua sắm máy móc, thiết bị và CCDC, tiếp nhận TSCĐ, CCDC từ đơn vị khác bàn giao, sáp nhập trước đó nếu có.
Thay đổi thông tin: Thực hiện khi có những thay đổi thông tin về hiện trạng sử dụng, địa chỉ, tên tài sản, mục đích sử dụng đất.
Đánh giá lại: Thực hiện khi có phát sinh các thay đổi giá trị của tài sản như tăng/giảm nguyên giá, điều chỉnh diện tích đất và nhà, số năm sử dụng còn lại, hao mòn lũy kế, hao mòn/khấu hao năm.
Điều chuyển TSCĐ, CCDC: Thực hiện khi có sự thay đổi trong việc phân bổ hoặc chuyển giao TSCĐ, CCDC giữa các bộ phận trong đơn vị, ngoài đơn vị.
Ghi giảm TSCĐ, CCDC, Chuyển TSCĐ thành CCDC: Được thực hiện khi TSCĐ, CCDC bị thanh lý, thu hồi, tiêu hủy, bán, chuyển nhượng hoặc chuyển TSCĐ thành CCDC khi không đủ điều kiện để ghi nhận là tài sản.
Tính khấu hao TSCĐ: Nếu đơn vị có tài sản tính khấu hao, cần hoàn thiện đầy đủ tất cả các chứng từ tính khấu hao tài sản theo tháng/quý.
Phân bổ CCDC: Nếu có CCDC cần phân bổ (kỳ phân bổ khác 1 lần) thì anh/chị cần thực hiện phân bổ CCDC. Việc này cần thực hiện trước khi Kiểm kê CCDC.

Đây là các bước quan trọng để giúp hệ thống quản lý tài sản ghi nhận chính xác sự thay đổi của TSCĐ, CCDC tính tới thời điểm trước khi bàn giao sáp nhập.

2.2 Bước 2: Xác định việc tính hao mòn tài sản cố định

Sau khi hoàn tất việc cập nhật các biến động, đơn vị xác định có cần thực hiện tính hao mòn TSCĐ hay không dựa trên thời điểm sáp nhập. Theo quy định, việc tính hao mòn thường được thực hiện định kỳ mỗi năm một lần vào tháng 12 mỗi năm (thường là ngày 31/12). Do vậy đây là bước quan trọng để tránh sai sót về mặt nguyên tắc kế toán khi thực hiện sáp nhập vào các thời điểm khác nhau trong năm.

Trường hợp sáp nhập giữa năm (trước tháng 12): Nếu quá trình sáp nhập diễn ra vào bất kỳ thời điểm nào khác trong năm (không phải tháng 12), anh/chị khi bàn giao tài sản sang đơn vị mới thì bỏ qua và không thực hiện bước tính hao mòn tài sản này. Việc tính hao mòn sẽ được đơn vị tiếp nhận tài sản thực hiện vào cuối năm.
Trường hợp sáp nhập vào cuối năm (tháng 12): Anh/chị cần thực hiện tính hao mòn đầy đủ cho tài sản trước khi bàn giao.

3.3 Bước 3: Kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra biến động và tính hao mòn/khấu hao nếu có, đơn vị thực hiện kiểm kê TSCĐ, CCDC tại thời điểm sáp nhập. Việc kiểm kê giúp xác định số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản thực tế để đối chiếu với số liệu đang theo dõi trên phần mềm trước khi bàn giao hoặc tiếp nhận.

Nội dung cần kiểm kê và rà soát:

Số lượng TSCĐ, CCDC thực tế tại đơn vị.
Thông tin nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại của TSCĐ.
Giá trị của CCDC.
Hiện trạng sử dụng của từng tài sản, công cụ dụng cụ.
Tài sản/CCDC hư hỏng, không còn sử dụng hoặc cần đề xuất xử lý.

Nếu số liệu thực tế khác với số liệu trên phần mềm, đơn vị cần xác định nguyên nhân và thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh phù hợp trước khi chốt số liệu sáp nhập.

3.4 Bước 4: Xem và in báo cáo liên quan

Sau khi hoàn thành kiểm kê và xử lý chênh lệch, đơn vị cần kiểm tra, xem và in các báo cáo cần thiết để phục vụ việc đối chiếu, bàn giao và tiếp nhận tài sản khi sáp nhập, đồng thời làm căn cứ để ghi nhận số liệu tài sản/CCDC đã chốt để bàn giao sang đơn vị mới.

Gợi ý tham khảo một vài mẫu báo cáo như:

Mẫu số BCKT04 – Báo cáo kiểm kê công cụ dụng cụ.
Mẫu số BCKT05 – Báo cáo kiểm kê TSCĐ
Mẫu số B04-H – Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ
Mẫu số S24-H – Sổ tài sản cố định.
Mẫu số S26-H: Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng
Mẫu số SKT03 – Sổ theo dõi công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng

3.5 Bước 4: Điều chuyển tài sản, CCDC ngoài đơn vị hoặc Tiếp nhận tài sản, CCDC

Đối với đơn vị bàn giao tài sản, sau khi đã hoàn thiện các bước trên thì đơn vị cần tiến hành điều chuyển tài sản/CCDC ngoài đơn vị. Chi tiết anh chị tham khảo các hướng dẫn sau:

Đối với đơn vị tiếp nhận tài sản và CCDC khi sáp nhập, anh/chị cần tiếp nhận và kiểm tra kỹ các thông tin tài sản và CCDC được nhận bàn giao, sau đó tiến hành nhập liệu vào phần mềm để hoàn thiện quy trình tiếp nhận. Cụ thể:

Nếu TSCĐ điều chuyển từ đơn vị khác có sử dụng phần mềm QLTS, thực hiện tiếp nhận theo hướng dẫn tại đây
Nếu tiếp nhận tài sản từ đơn vị không sử dụng phần mềm QLTS, thực hiện nhập khẩu danh sách TSCĐ vào phần mềm từ file excel tại đây
Nếu CCDC điều chuyển từ đơn vị khác có sử dụng phần mềm QLTS, thực hiện tiếp nhận theo hướng dẫn tại đây
Nếu tiếp nhận CCDC từ đơn vị không sử dụng phần mềm QLTS, thực hiện nhập khẩu danh sách CCDC vào phần mềm từ file excel tại đây

Lưu ý:

Khi đã lập xong các chứng từ điều chuyển ngoài đơn vị hoặc đã tiếp nhận tài sản trên phần mềm, anh/chị in các mẫu biên bản ngay trên phần mềm theo hướng dẫn: Mẫu số 02: Biên bản bàn giao, tiếp nhận tài sản công và Mẫu số 01: Biên bản bàn giao, tiếp nhận công cụ dụng cụ
Trường hợp đơn vị bàn giao hoặc tiếp nhận tài sản/CCDC không dùng phần mềm QLTS, anh/chị không in biên bản bàn giao, tiếp nhận trực tiếp trên phần mềm được mà phải tự hoàn thiện biên bản theo biểu mẫu quy định hiện hành. Anh/chị tham khảo thêm Mẫu biên bản bàn giao tiếp nhận tài sản công theo Nghị định 186/2025/NĐ-CP.

Cập nhật 15/08/2026

Bài viết này hữu ích chứ?

Có Không