Điều chuyển CCDC ngoài đơn vị

Trường hợp I. Đơn vị nhận CCDC điều chuyển KHÔNG sử dụng phần mềm MISA QLTS

1. Vào menu Công cụ dụng cụ\Điều chuyển ngoài đơn vị chọn Thêm chứng từ.
   
2. Khai báo thông tin trên mẫu Thêm chứng từ điều chuyển ngoài đơn vị.
3. Tích chọn Không sử dụng phần mềm MISA QLTS
4. Tại mục Thông tin chứng từ:
   
   • Mã chứng từ: Phần mềm tự động sinh tiếp theo mã chứng từ gần nhất, có thể chỉnh sửa nếu muốn.
   • Ngày chứng từ: Tự động lấy ngày hiện tại lập chứng từ, có thể chỉnh sửa.
   • Lý do điều chuyển: Nhập lý do điều chuyển CCDC.
   • Ghi chú: Nhập ghi chú điều chuyển nếu có.
5. Tại Thông tin quyết định điều chuyển:
   
   • Nhập Số quyết định; Ngày quyết định trên quyết định điều chuyển CCDC. được Trưởng đơn vị ký duyệt.
   • Nhập Đơn vị ra quyết định 
   • Tích chọn Không sử dụng phần mềm MISA QLTS
6. Tại Thông tin chi tiết\Danh sách CCDC. điều chuyển:
   • Tại Đính kèm tệp: Nhấn vào tại đây để tải lên các văn bản, chỉ đạo liên quan đến CCDC. 
   • Nhấn Chọn CCDC.
     
   • Tích chọn một hoặc nhiều CCDC cần điều chuyển. Lưu ý: Danh sách CCDC chỉ lấy lên các CCDC chưa có phát sinh sau Ngày điều chuyển, nhấn Đồng ý. 
     
   • CCDC được chọn hiển thị ở mục Danh sách CCDC điều chuyển. Anh/chị có thể đính kèm tài liệu, văn bản liên quan hoặc xóa CCDC khỏi chứng từ.
     
7. Tại Thông tin chi tiết\Ban giao nhận:
   • Khai báo thông tin người phụ trách điều chuyển và tiếp nhận CCDC tại mục Ban giao nhận.
   • Đại diện bên giao, Đại diện bên nhận, Đại diện cơ quan chứng kiến (nếu có): Bao gồm các thông tin: Họ tên; Chức vụ.
     
   • Trách nhiệm của các bên giao nhận; Ý kiến các bên tham gia bàn giao, tiếp nhận.
8. Sau khi hoàn tất khai báo tất cả thông tin, nhấn Lưu
9. Sau khi lưu phần mềm tự động sinh chứng từ ghi giảm

Trường hợp II. Đơn vị nhận CCDC điều chuyển SỬ DỤNG phần mềm MISA QLTS

I. Đối với Đơn vị có CCDC điều chuyển

1. Vào menu Công cụ dụng cụ\Điều chuyển, tại mục Điều chuyển ngoài đơn vị, chọn Thêm chứng từ.
   
2. Khai báo thông tin trên mẫu Thêm chứng từ điều chuyển ngoài đơn vị.
   
3. Tại mục Thông tin chứng từ:
   
   • Mã chứng từ: Phần mềm tự động sinh tiếp theo mã chứng từ gần nhất, có thể chỉnh sửa nếu muốn.
   • Ngày chứng từ: Tự động lấy ngày hiện tại lập chứng từ, có thể chỉnh sửa.
   • Lý do điều chuyển: Nhập lý do điều chuyển CCDC.
   • Ghi chú: Nhập ghi chú điều chuyển nếu có.
4. Tại Thông tin quyết định điều chuyển:
   
   • Nhập Số quyết định; Ngày quyết định trên quyết định điều chuyển CCDC được Trưởng đơn vị ký duyệt.
   • Nhập Đơn vị ra quyết định 
   • Tích chọn Có sử dụng phần mềm MISA QLTS
   • Chọn Tỉnh/Thành phố và Chọn Đơn vị tiếp nhận CCDC
5. Tại Đính kèm tệp: Nhấn vào tại đây để tải lên các văn bản, chỉ đạo liên quan đến CCDC
6. Tại Thông tin chi tiết\Danh sách CCDC. điều chuyển:
   • Tại Đính kèm tệp: Nhấn vào tại đây để tải lên các văn bản, chỉ đạo liên quan đến CCDC. 
   • Nhấn Chọn CCDC.
     
   • Tích chọn một hoặc nhiều CCDC cần điều chuyển. Lưu ý: Danh sách CCDC chỉ lấy lên các CCDC chưa có phát sinh sau Ngày điều chuyển, nhấn Đồng ý. 
     
   • CCDC được chọn hiển thị ở mục Danh sách CCDC điều chuyển. Anh/chị có thể đính kèm tài liệu, văn bản liên quan hoặc xóa CCDC khỏi chứng từ.
     
7. Tại Thông tin chi tiết\Ban giao nhận:
   • Khai báo thông tin người phụ trách điều chuyển và tiếp nhận CCDC tại mục Ban giao nhận.
   • Đại diện bên giao, Đại diện bên nhận, Đại diện cơ quan chứng kiến (nếu có): Bao gồm các thông tin: Họ tên; Chức vụ.
     
   • Trách nhiệm của các bên giao nhận; Ý kiến các bên tham gia bàn giao, tiếp nhận.
8. Tại Thông tin chi tiết\Ban giao nhận:
   • Khai báo thông tin người phụ trách điều chuyển và tiếp nhận CCDC tại mục Ban giao nhận.
   • Đại diện bên giao, Đại diện bên nhận, Đại diện cơ quan chứng kiến (nếu có): Bao gồm các thông tin: Họ tên; Chức vụ.
     
   • Trách nhiệm của các bên giao nhận; Ý kiến các bên tham gia bàn giao, tiếp nhận.
9. Nhấn Lưu và gửi để lưu và gửi chứng từ điều chuyển CCDC đến đơn vị nhận bàn giao.
10. Xác nhận Lưu
    
11. Thông báo điều chuyển CCDC thành công, đồng thời phần mềm tự động sinh chứng từ ghi giảm cho những CCDC vừa chuyển. 
    
12. Chứng từ ở Danh sách chứng từ điều chuyển hiển thị trạng thái Đã gửi. Lúc này đơn vị tiếp nhận đã nhận được thông báo và sẽ thực hiện xem xét tiếp nhận hoặc từ chối.
    
13. Sau khi đơn vị tiếp nhận thực hiện tiếp nhận hoặc từ chối CCDC, đơn vị điều chuyển sẽ nhận được thông báo. Nhấn chọn Xem chi tiết.
    
14. Trường hợp đơn vị tiếp nhận từ chối CCDC: Khi đơn vị tiếp nhận từ chối CCDC, phần mềm tại đơn vị điều chuyển sẽ hiển thị thông báo. Anh/chị chọn Tiếp nhận lại để hệ thống tự động xóa chứng từ đã ghi giảm, chuyển trạng thái CCDC từ Đã ghi giảm về Đang sử dụng, đồng thời phục hồi toàn bộ dữ liệu như trước khi điều chuyển.
    Lưu ý: Sau khi bị từ chối điều chuyển, anh/chị vào lại chứng từ điều chuyển tại đơn vị điều chuyển để xem ý kiến phản hồi của đơn vị tiếp nhận. Từ đó, anh/chị có thể chỉnh sửa thông tin CCDC (nếu cần), sau đó thực hiện điều chuyển lại (nếu cần).

II. Đối với Đơn vị tiếp nhận CCDC

1. Sau khi đơn vị điều chuyển thực hiện lập và gửi chứng từ điều chuyển CCDC, đơn vị tiếp nhận sẽ nhận được thông báo. Chọn Xem chi tiết.
   (Lưu ý: Chứng từ sẽ được thêm vào mục Tiếp nhận CCDC trong menu CCDC\Điều chuyển và hiển thị trạng thái Chờ tiếp nhận)
   
2. Trên màn hình Xem chứng từ điều chuyển, nếu tiếp nhận nhiều CCDC, anh/chị có thể chọn Cập nhật nhanh mã CCDC để cập nhật mã cho nhiều CCDC cùng lúc.
   • Nhập quy tắc đánh mã CCDC mới tiếp nhận, chọn Áp dụng

3. Ngoài ra, anh/chị cũng có thể chọn Cập nhật nhanh thông tin CCDC để cập nhật đồng thời thông tin của nhiều CCDC
   

   • Cán bộ QLTS chọn nhanh Loại CCDC/Bộ phận sử dụng cho nhiều CCDC cùng lúc, chọn Áp dụng
4. Nếu từ chối tiếp nhận tất cả CCDC anh/chị chọn Từ chối, Nhập lý do từ chối, sau đó nhấn Gửi phản hồi.
   • CCDC chuyển thành trạng thái Đã từ chối và gửi thông báo cho đơn vị điều chuyển CCDC.
5. Nếu muốn tiếp nhận CCDC, anh/chị chọn Tiếp nhận, chọn Có để xác nhận
6. Sau khi tiếp nhận xong, để thuận tiện cho việc kiểm kê và theo dõi, anh/chị có thể chọn In tem CCDC, sau đó in tem và dán lên từng CCDC